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Cómo lograr un exitoso proceso de integración de empleados remotos
Una integración completa y atractiva es lo mejor que puedes ofrecer a tus empleados en el primer día que atraviesan las puertas de tu oficina. Pero, ¿qué sucede cuando trabajan de forma remota y nunca llegan a interactuar cara a cara con sus colegas y supervisores? ¿Acaso eso tiene que disminuir su experiencia de integración? Por supuesto que no. Los empleados remotos son tan valiosos como el personal en el lugar y deben recibir una adecuada bienvenida a su nuevo trabajo. En esta guía, compartimos una exhaustiva lista de verificación para la integración de empleados remotos para ayudarte a asegurarte de que tus nuevas adiciones remotas comiencen de la mejor manera posible.
¿Qué es la integración de empleados remotos?
El propósito general de la integración remota no difiere de la integración en persona. Aún tiene como objetivo presentar a los empleados su nuevo lugar de trabajo, ayudándoles a sumergirse en sus valores, misión y visión, su nuevo rol, las tareas y responsabilidades que conlleva, las herramientas, recursos y facilidades disponibles de la empresa, así como sus colegas. La única diferencia radica en la forma en que se lleva a cabo la integración remota. Las conversaciones en persona, las sesiones de entrenamiento y el seguimiento en la oficina son reemplazados por videoconferencias, mensajes en línea, videos pregrabados y otros tipos de material digital. Con la ayuda de la tecnología, la integración virtual puede ser tan efectiva como en persona y ofrecer a los nuevos empleados una excelente primera impresión.
¿Por qué es tan importante la integración para los empleados remotos?
Proporcionar a tu fuerza laboral una experiencia de integración satisfactoria es de suma importancia para el éxito de tu organización. Un estudio demostró que cuando los empleados tienen una experiencia positiva durante sus primeros 90 días de empleo, tienen diez veces más probabilidades de quedarse en comparación con aquellos que tienen una experiencia negativa. Una estrategia de integración bien diseñada hará que los nuevos empleados se sientan apreciados y respaldados durante sus primeros pasos en un nuevo trabajo. Además, la inversión de su nuevo empleador en darles la bienvenida y ponerlos en el camino del éxito fomentará la confianza y los motivará a trabajar arduamente. En resumen, la integración remota establecerá el tono para el futuro y aumentará significativamente las posibilidades de una colaboración larga y fructífera entre el empleado y el empleador.
Desafíos con la integración de empleados remotos
La integración virtual conlleva una serie de desafíos de los cuales debes estar al tanto si deseas lograr resultados óptimos. Veamos cuáles son.
Incertidumbre respecto a los plazos de integración
Un desafío primordial en la integración de empleados remotos es establecer plazos claros. Estar significativamente lejos de tu lugar de trabajo puede dificultar la comunicación o causar retrasos en la recepción de equipos o documentos importantes. A veces, existen diferencias en los husos horarios, lo que puede complicar la coordinación de las actividades de integración, como reuniones y sesiones de entrenamiento. Desafíos como estos pueden evitar que los nuevos empleados se sumerjan en sus tareas y responsabilidades desde el principio y logren un nivel satisfactorio de productividad. Sin mencionar que pueden causar incertidumbre y una experiencia de integración en general insatisfactoria o directamente negativa.
Gestión efectiva de credenciales de acceso y permisos
Una de las primeras cosas que sucede cuando se comienza un nuevo trabajo es recibir las credenciales para el correo electrónico laboral y otros perfiles específicos que se necesitan para completar las tareas. Si bien esta tarea es bastante sencilla en la integración en persona, se vuelve más complicada de forma remota. Las organizaciones deben descubrir cómo compartir esta información con la ubicación del empleado de manera segura y oportuna. No hacerlo puede dejar a los nuevos contratados sin acceso a herramientas y recursos importantes y, en última instancia, desorientados durante las primeras y más cruciales semanas de integración.
Soporte técnico y administrativo insuficiente
A medida que los empleados aprenden a usar las herramientas y plataformas de la empresa, es muy probable que requieran apoyo del personal de TI, sus superiores o compañeros de equipo. Si bien esto suele ser rápido y fácil en la oficina, puede tardar significativamente más para los empleados remotos. A veces, ni siquiera saben a quién dirigirse para expresar un problema o inquietud. Para evitar interrupciones en el horario laboral y estrés innecesario, las organizaciones deben contar con sistemas de comunicación y soporte sólidos para garantizar una orientación oportuna y efectiva para sus empleados.
Desafíos en la comunicación
Continuando en la misma dirección que el desafío anterior, la comunicación efectiva puede hacer o deshacer una experiencia de integración remota. Las organizaciones a menudo luchan por mantenerse en contacto con sus nuevos contratados, coqueteando entre el micromanagement y la falta de compromiso. Encontrar un equilibrio es crucial, ya que no quieres abrumar a los empleados pero tampoco quieres que se sientan olvidados y aislados. Utilizar varios canales de comunicación, como videoconferencias, correos electrónicos y mensajería, así como actividades de formación de equipos, te ayudará a mantener una conexión con tus empleados y fomentar un sentido de pertenencia y comunidad.
Uso de materiales de integración obsoletos
Cuando creas una estrategia de integración remota, también debes pensar en los materiales que utilizarás. En primer lugar, debes alejarte del papel o de las sesiones de formación que solo pueden tener lugar en la oficina. Asegúrate de digitalizar documentos, módulos de formación y manuales para que los empleados remotos puedan recibirlos estén donde estén. Además, debes agregar cualquier información que les resulte útil y relevante cuando trabajen de forma remota. Esto mejorará la experiencia de integración y preparará mejor a los nuevos contratados para sus roles.
Proporcionar formación en ciberseguridad
La ciberseguridad es una parte crítica del proceso de integración, especialmente para los empleados remotos que necesitan acceder a los sistemas de la empresa desde varios dispositivos y ubicaciones. Al estar lejos de la oficina y de la orientación de sus colegas y del equipo de TI, los empleados remotos pueden exponer involuntariamente a tu organización a numerosas amenazas cibernéticas. Por esta razón, es esencial que les brindes formación en ciberseguridad para educarlos sobre las mejores prácticas de trabajo remoto seguro. No olvides proporcionar actualizaciones periódicas sobre los protocolos de seguridad para que los empleados puedan actualizar sus conocimientos y mantenerse cumpliendo con las normas.
6 consejos para la integración de empleados remotos
A pesar de los desafíos únicos de la integración remota, hay algunos consejos que puedes seguir para garantizar una experiencia fluida y atractiva para tus empleados remotos.
1. Opta por inversiones en software apropiado
Teniendo en cuenta que la integración remota se lleva a cabo completamente en línea, las herramientas que utilizarás para la comunicación, colaboración, gestión de proyectos, formación, etc., son de suma importancia. Plataformas como Slack o Asana te ayudarán a mantener una comunicación constante con tus nuevos contratados y guiarlos a través de los diversos pasos de integración. También existen numerosas opciones de software de integración de empleados, que facilitarán el seguimiento de las etapas de integración y el progreso de los empleados.
2. Inicia programas de mentoría
Comenzar un nuevo trabajo puede ser confuso, especialmente cuando no puedes simplemente recurrir a un colega que está sentado a tu lado en busca de ayuda. Por eso, debes establecer programas de mentoría para garantizar el éxito de tu estrategia de integración remota. Asigna a cada nuevo contratado un mentor que será responsable de responder preguntas, explicar herramientas y ofrecer apoyo general. Aparte de ayudar a los empleados a acostumbrarse a su posición y sus responsabilidades, también les ayudará a establecer relaciones con sus compañeros de trabajo y acelerar su integración en el equipo.
3. Comparte tu manual de la empresa
El manual de la empresa es un documento esencial y completo que incluye todo lo que un empleado necesita saber sobre las políticas, valores y procedimientos de tu empresa. Puedes compartirlo con los nuevos contratados antes de su primer día de trabajo para darles una mejor comprensión de cómo será trabajar para ti. Asegúrate de que el manual esté actualizado y disponible para ver desde múltiples dispositivos. De esta manera, será fácilmente accesible para los empleados no solo durante la fase previa a la integración, sino también en el futuro.
4. Clarifica los roles y responsabilidades de los empleados
Establecer claridad sobre el rol y las responsabilidades de un nuevo empleado es esencial para lograr una integración exitosa e integración en la fuerza laboral de tu organización. A menudo, a los empleados solo se les entrega la descripción del trabajo que se les dio durante la etapa de la entrevista, lo que puede causar incertidumbre y estrés, sin mencionar una reducción de la productividad. Compartir detalles sobre los objetivos a corto y largo plazo, los esquemas de proyectos y los KPIs puede motivar a los empleados, alinearlos con los objetivos organizacionales y ayudarles a comprender mejor su contribución al equipo.
5. Impulsa la productividad con apoyo
Se espera que los nuevos contratados necesiten más orientación y apoyo durante las primeras semanas o meses de su empleo. Esto puede variar desde asistencia técnica con herramientas y plataformas hasta orientación administrativa sobre la comprensión de beneficios o políticas de la empresa. Es importante que los gerentes dediquen suficiente tiempo a sus miembros del equipo y establezcan diversos canales de comunicación para fomentar preguntas y reducir la frustración. Si combinas esto con reuniones periódicas, los nuevos contratados se sentirán adecuadamente respaldados durante el tiempo crucial de integración y harán valiosas contribuciones a su equipo en poco tiempo.
6. Crea un proceso de evaluación exhaustivo
El último consejo para una integración remota exitosa y atractiva es evaluar cuidadosamente el progreso de los empleados. Hay varias técnicas que puedes utilizar para lograrlo, desde revisiones periódicas del desempeño hasta sesiones de retroalimentación y autoevaluaciones. Establecer un marco de evaluación bien organizado y completo te ayudará a identificar áreas de mejora antes de que afecten seriamente al desarrollo profesional de tu nuevo empleado. Al mismo tiempo, facilitará el reconocimiento y la recompensa de logros, brindando a los empleados un impulso moral adicional.
Lista de verificación de integración de empleados remotos
Aclarar los pasos del proceso de integración remota te ayudará a desarrollar una experiencia efectiva que ayudará a tus empleados a maximizar rápidamente su productividad.
Desarrolla un plan de 90 días para la integración de empleados
Es mejor tener una idea completa de los primeros tres meses de empleo de tu nuevo contratado. Durante este período de tiempo, debes asegurarte de que reciban un apoyo continuo en forma de reuniones regulares con su mentor y/o gerente, formación y actividades de construcción de equipo. También es importante establecer objetivos a largo plazo que ayudarán a su crecimiento profesional.
Distribuye un paquete inicial de recursos o kit de bienvenida
Entregar a los nuevos empleados un kit de bienvenida durante la preintegración puede impactar significativamente su impresión de tu empresa y su entusiasmo por comenzar a trabajar contigo. Esto puede incluir regalos de la empresa, un correo electrónico de bienvenida y una breve descripción general del proceso de integración. Aparte de eso, incluye algunos recursos iniciales, como un manual del empleado, cualquier documentación que necesiten completar y una visión general de la cultura, valores y misión de la empresa.
Detalla los canales de comunicación
La comunicación es esencial para todos los empleados, específicamente para aquellos que trabajan de forma remota. Los empleados que trabajan desde casa deben conocer qué canales de comunicación utilizan sus colegas para que puedan contactar fácilmente con ellos. Asegúrate de configurar su cuenta antes o en su primer día de trabajo, a más tardar.
Elabora una estrategia para su primer día
El primer día en un nuevo trabajo suele ser un torbellino tanto para los nuevos empleados como para los gerentes. Para evitar olvidar algún paso debido a tu apretada agenda, debes listarlos. Específicamente, el primer día debe comenzar con dar la bienvenida a los nuevos empleados, ayudarles a configurar sus diversas cuentas y revisar el horario de la primera semana.
Organiza una reunión virtual de “conócete”
La falta de interacción cara a cara puede dificultar que los empleados remotos se sientan parte del equipo. Por lo tanto, debes iniciar el proceso de integración configurando descansos virtuales para tomar café o actividades de formación de equipos. También puedes incluir a los nuevos contratados en reuniones y proyectos de equipo para que se familiaricen con la cultura de la empresa.
Facilita las sesiones de formación
La formación puede ser un proceso desafiante para los empleados remotos si no tienen las herramientas necesarias. Por eso, debes invertir en los sistemas de gestión del aprendizaje adecuados para organizar y implementar tus cursos de formación. Además, debes hacer que la formación sea flexible permitiendo a los empleados remotos acceder a ella en cualquier momento y desde más de un dispositivo. Finalmente, los manuales y guías digitales garantizarán que el proceso de formación sea fluido y eficiente.
Programa check-ins rutinarios
Finalmente, un paso significativo que debes incluir en tu lista de verificación de integración de empleados remotos es establecer un monitoreo regular del progreso. La integración puede marcar el tono del viaje de desarrollo profesional del nuevo empleado, por lo que debes asegurar su éxito. Revisa regularmente el desempeño de tus empleados, el progreso de la integración, los módulos de formación completados, las tasas de éxito, y así sucesivamente.
Conclusión
La integración de empleados remotos puede parecer una tarea desalentadora para muchos, pero no tiene por qué ser así. Si organizas y te adhieres a tu estrategia de integración, podrás ofrecer a los nuevos contratados una experiencia de integración satisfactoria y efectiva que los pondrá en el camino hacia el éxito profesional. En esta guía, exploramos los desafíos de la integración remota, consejos para superarlos, así como una lista de verificación exhaustiva para la integración de empleados remotos. Armado con esta información, deberías poder maximizar la efectividad de tu estrategia de integración.
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