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¿Qué es la desvinculación y cómo crear una estrategia efectiva de desvinculación de empleados?
Durante el proceso de integración, los empleados se familiarizan con su nuevo lugar de trabajo y se les muestra cómo deben realizar sus tareas. La mayoría de las empresas invierten mucho tiempo y esfuerzo en construir un procedimiento de integración sólido que puede durar desde unos meses hasta un año. Sin embargo, no siempre invierten en una desvinculación adecuada, permitiendo que sus trabajadores abandonen sus equipos sin tener una conversación y sin informar a sus colegas a tiempo. Hay varios pasos en el proceso de desvinculación de empleados, desde completar toda la documentación necesaria y llevar a cabo todos los procedimientos legales hasta tener una entrevista de salida. Sigue leyendo para descubrir por qué la desvinculación de empleados es importante y cómo puedes redactar una estrategia efectiva de desvinculación para tu organización.
¿Por qué es importante la desvinculación de empleados?
Deja una impresión final positiva
La investigación muestra que el 86% de los solicitantes de empleo leen las críticas de las empresas antes de enviar sus solicitudes. Esto significa que las empresas deben prestar especial atención a su imagen de marca y a cómo se sienten los empleados anteriores acerca de ellas. Independientemente de las razones detrás de la partida de tu empleado, esta puede ser una buena oportunidad para tener una discusión honesta y mutuamente beneficiosa. Por un lado, las organizaciones dejan una mejor última impresión al mostrar a los empleados salientes que se preocupan por su futuro, pudiendo ganar algunas críticas en línea positivas en el proceso. Por otro lado, el empleado asegura una conexión duradera que podría incluso terminar en un regreso futuro, tal vez después de haber adquirido más experiencia y conocimientos.
Las empresas pueden mejorar en base a comentarios
Los trabajadores que se van son más propensos a compartir comentarios negativos durante la desvinculación, lo que puede afectar la moral de los empleados y crear un ambiente de trabajo hostil. Convierte este comportamiento en una oportunidad de mejora estableciendo una sesión de retroalimentación con tu empleado, durante la cual pueden expresar sus quejas, dudas o sugerencias en un entorno seguro y libre de juicios. Asegúrate de anotar sus comentarios y compararlos con los datos de las entrevistas de salida de otros ex empleados. Si los mismos comentarios parecen aparecer con frecuencia, este es tu indicio para analizar detenidamente la cultura de tu empresa y tomar medidas para mejorarla. Por ejemplo, si la diversidad es un problema importante, invertir en capacitación de conciencia DE&I mejorará la retención de talento.
Proporciona protección contra riesgos de seguridad
Cuando se contrata a una nueva persona, las organizaciones suelen ofrecerles ciertos activos, como computadoras y teléfonos móviles, y les conceden acceso a sistemas de la empresa e información confidencial. Durante la desvinculación, es esencial que los gerentes recuperen este equipo y revocan los permisos corporativos, incluido el acceso a cualquier sistema electrónico, bases de datos y plataformas en línea. Si no completas este paso, corres el riesgo de que los ex empleados inicien sesión en sus cuentas y tengan acceso a datos sensibles. Esto puede representar una grave amenaza para la seguridad de tu empresa, ya que los empleados descontentos pueden hacer públicos datos sensibles y hacer que las empresas pierdan la confianza de sus clientes y partes interesadas.
¿Cómo pueden las organizaciones crear una estrategia de desvinculación de empleados?
Comunicar sobre la salida
Cuando un empleado se va, voluntaria o involuntariamente, por lo general tienes un tiempo limitado para planificar su partida. Por lo tanto, es crucial saber la fecha exacta de su último día para programar y completar cualquier actividad de desvinculación. Estas incluirán comunicarse con el departamento de recursos humanos para darles tiempo de preparar la documentación necesaria y los pagos pendientes, así como planificar el reemplazo de tu empleado, entre otros. Es posible que necesites iniciar un proceso de reclutamiento para contratar externamente o hacer cambios internos para cubrir la posición. En cualquier caso, la planificación avanzada y la comunicación son esenciales en esta etapa para evitar pérdidas de tiempo. No olvides anunciar la salida de una persona al resto de tu empresa para promover la transparencia y dar a todos tiempo para adaptarse a los cambios en las tareas y la carga de trabajo.
Asegurar la transferencia de conocimientos
La partida de un empleado señala la pérdida de un conjunto de habilidades y conocimientos únicos. La solución para una transición más fluida es facilitar la transferencia de conocimientos pidiéndole al individuo saliente un documento detallado de traspaso que explique cómo realiza su trabajo diario. Esto incluye sus tareas diarias, cómo priorizan sus responsabilidades, con quién se comunican y a quién informan dentro y fuera de la organización. Además, deben transferir cualquier archivo y documento importante y enumerar todas las herramientas y software que utilizan para su trabajo. Si es necesario, podrían tener que capacitar a otra persona, incluso si no es el reemplazo permanente, sobre cómo utilizarlos de manera efectiva. Esto ayudará a la dirección durante el periodo de transición y facilitará las cosas para el próximo empleado que asuma la posición.
Transferir responsabilidades
Contratar a un reemplazo puede llevar tiempo, por lo que el proceso de contratación debe comenzar de inmediato. Mientras tanto, las responsabilidades y tareas deben ser transferidas a un compañero de trabajo que ya esté familiarizado con este tipo de trabajo. Esto garantiza que se mantenga la productividad y la satisfacción del cliente. Especialmente si el empleado que se va estaba en contacto directo con un cliente, es esencial informarles que su enlace con la empresa se ha ido e presentarles al reemplazo. Teniendo en cuenta estas cosas, podrás encontrar rápidamente a la persona adecuada para cubrir el vacío en tu empresa y capacitar eficientemente al nuevo empleado.
Recuperar activos corporativos
La investigación muestra que 1 de cada 4 empleados mantiene acceso a sus trabajos anteriores. Tal situación puede ser una gran violación de la privacidad, por lo que las empresas deben recuperar todos los activos corporativos de los trabajadores que se van. Durante la desvinculación de empleados, deben repasar la lista de cosas que la empresa proporcionó a la persona. Podrían ser computadoras portátiles, teléfonos, tarjetas de crédito, llaves y credenciales de identificación. Además, el departamento de TI debe ser notificado y revocar el acceso a todos los entornos en línea, como el Sistema de Gestión de Contenidos (CMS) y los correos electrónicos corporativos. Los gerentes pueden ofrecer un período de gracia a aquellos que se van para que puedan eliminar cualquier archivo y datos personales antes de que se les revoque el acceso.
Realizar pagos finales
Los recursos humanos son responsables de manejar todos los asuntos legales durante la desvinculación de empleados. Por ejemplo, deben proceder con el último pago de alguien y cualquier bono adicional, si corresponde, antes de eliminarlos de la nómina de la empresa. En algunos casos, los profesionales deben firmar ciertos documentos, como una carta de renuncia o un acuerdo de confidencialidad, antes de irse. Algunos también pueden pedir a su empleador que les ofrezca una carta de recomendación o documentos fiscales. Una organización responsable debe asegurarse de tomar todas las medidas legales para cumplir con la ley y mantener satisfecho al trabajador que se va. Finalmente, no olvides actualizar el organigrama, eliminando el nombre del antiguo empleado y reemplazándolo por uno nuevo.
Llevar a cabo una entrevista de salida
Este puede ser el paso más importante durante la desvinculación. El gerente de recursos humanos generalmente se reúne con el empleado saliente y le pide su opinión honesta sobre el estilo de gestión de la empresa y cualquier problema que puedan haber encontrado. Tal vez tuvieron conflictos con sus compañeros de trabajo, o apenas recibieron los recursos que necesitaban para realizar sus trabajos correctamente. La retroalimentación puede ser tanto positiva como negativa, y los gerentes deben ser receptivos a ella. Deben escuchar a las personas atentamente y mostrarles que se preocupan por sus opiniones. Si alguien no se siente cómodo teniendo una entrevista uno a uno, los líderes pueden preparar un cuestionario detallado para que lo completen.
Conclusión
Ninguno de los pasos anteriores puede ser exitoso si los gerentes y líderes de equipo no tienen empatía y amabilidad hacia el empleado que se va. Este puede haber elegido irse de la organización, pero las figuras líderes deben mostrar gratitud por el tiempo que pasaron con ellos y por sus logros. Esto asegurará que tu empresa deje una última impresión positiva que mejorará su imagen y quizás deje la puerta abierta para un posible regreso en el futuro. Sigue los pasos que compartimos en este artículo para desarrollar una estrategia efectiva de desvinculación de empleados y garantizar una transición fluida para tu organización.
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