“
¿Por qué es beneficioso el mapeo de procesos?
El mapeo de procesos es el proceso en el cual un diagrama de flujo muestra en detalle cómo se divide un proyecto en subtareas y cómo se debe facilitar cada tarea. Es una herramienta de organización de primera calidad que evita la comunicación verbal, que a menudo se malinterpreta, y es claramente reconocida por todos los miembros del equipo. Al visualizar cada proceso, los equipos pueden planificar sus proyectos de manera efectiva, comunicar sus objetivos de manera comprensible y acelerar el diseño del proyecto. Además, los profesionales identifican errores y posibles problemas temprano y deciden rápidamente sobre alternativas y soluciones económicas. Todos los procesos mapeados utilizan símbolos específicos que indican las conexiones y secuencias de las subtareas y ayudan a las personas a tener una idea clara del resultado. Por lo tanto, todos pueden desempeñarse al máximo de sus capacidades y producir resultados satisfactorios.
Tipos de mapas de procesos que se pueden crear
Diagrama de flujo
Este es el mapa estándar que visualiza un proyecto desde el principio hasta el final, incluyendo todos los pasos y acciones individuales. Presenta símbolos, formas y colores para indicar diferentes pasos. El flujo eficiente de un proyecto es fácil de imaginar, y cada miembro del equipo entiende cuál es su papel. Esta característica es útil para todos, incluidos los desarrolladores que crean nuevas funciones y los propietarios de productos que lidian con el backlogging.
Diagrama SIPOC
El acrónimo significa Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes y engloba el flujo básico de una operación desde el principio hasta el final. Se centra más en la estructura y puede crearse como un complemento a otros mapas de procesos. Manteniendo en mente los cinco componentes principales de cualquier función empresarial, los profesionales nunca pierden el enfoque. SIPOC es particularmente útil durante operaciones complejas, como la fabricación y producción, donde los procesos deben seguirse estrictamente para evitar errores costosos.
Mapa de carriles
Este proceso de mapeo implica diseñar carriles de natación, con cada uno representando a diferentes empleados. En operaciones complejas donde intervienen múltiples departamentos, proporciona claridad sobre quién es responsable de tareas específicas. Se fomenta la responsabilidad y los profesionales pueden comunicarse directamente si surge la necesidad. Por lo tanto, cada carril está definido por reglas que los individuos correspondientes deben seguir. Recursos Humanos puede utilizar este mapa para organizar el proceso de integración de alguien y distribuir responsabilidades.
Diagrama BPMN
Los diagramas de Modelo y Notación de Procesos Empresariales (BPMN) son aún más detallados que los diagramas de flujo tradicionales. Incluyen eventos, actividades y compuertas. Se utilizan diferentes símbolos para conectar cada elemento con el otro, creando un flujo claro y asociaciones. Los carriles de natación y los artefactos organizan cada actividad en acciones más pequeñas. Sin embargo, un flujo de secuencia no puede estar conectado directamente a más de una función. Estos diagramas pueden involucrar contratiempos posibles para que las empresas estén preparadas para su resolución.
Mapa de cadena de valor
También conocidos como Diagramas de Flujo de Material e Información (MIFC), estos mapas de procesos anotan no solo los pasos individuales durante una operación, sino también la duración de cada uno. También calculan los recursos y el inventario requerido y el número de empleados que deben estar involucrados. Por lo tanto, reconocen actividades de valor y no valor, reduciendo recursos y tareas desperdiciados. Por lo tanto, los profesionales pueden centrarse menos en acciones que desperdician tiempo y más en otros proyectos.
Mapa de alto nivel
También conocidos como mapas de arriba hacia abajo y mapas de cadena de valor, ofrecen una explicación rápida de los pasos principales sin entrar en demasiados detalles. Solo se incluyen los pasos esenciales sin mencionar cada subtarea, duración y profesionales asignados. Son una gran herramienta para que los gerentes de proyectos discutan planes de negocios con líderes o colaboradores externos que no necesitan detalles operativos. La comunicación es crucial para transcribir el mensaje correctamente.
5 pasos para crear un mapa de proceso efectivo
1. Identifica tu proceso
Puede haber un proceso que deba mejorarse o uno que no haya sido documentado en tu empresa. Decide cuál merece ser mapeado y por qué. ¿Qué problemas notas y cómo planeas solucionarlos? Decide si esto implica un departamento o toda la empresa y luego elige tu mapa de proceso preferido. Asigna a cada empleado tareas y utiliza el mapa para comunicar tus métodos operativos a tu base de clientes. No olvides establecer objetivos, ya sea mejorar la comunicación o reducir retrasos en los proyectos.
2. Forma tu equipo de mapeo
Cuanto más partes interesadas invites a tu equipo, más completa será tu mapa. Incluye profesionales con experiencia en los diferentes pasos del proceso y pídeles que compartan sus opiniones. Sus ideas te ayudan a comprender los roles clave, las actividades, las entradas y salidas de tu proceso. En el camino, pide a los empleados que trabajan en el proyecto que compartan sus opiniones sobre su trabajo. Revisa documentos como procedimientos operativos y métricas clave de rendimiento para mejorar la productividad y reducir el tiempo perdido.
3. Organiza tus pasos
Comienza definiendo tus puntos de inicio y fin y todas las precondiciones, desencadenantes y postcondiciones. Desglosa tu proceso en tareas y subacciones más pequeñas. Predice los recursos humanos y materiales y el capital que necesitarás. Sé específico sobre la duración de cada tarea, los problemas que pueden surgir y las expectativas. Debes crear un camino de comunicación claro entre cada subtarea y asignar roles a los empleados en función de sus habilidades. En caso de transferencias, mantén un registro de comunicación para garantizar un flujo fluido.
4. Elige tu mapa de proceso
Basándote en los pasos anteriores, sabrás qué mapa o diagrama se adapta a las necesidades de tu proceso y sirve a tu objetivo final. Si necesitas un mapa hiperdetallado, puedes optar por un diagrama de flujo tradicional, un mapa de cadena de valor o un diagrama BPMN. Por otro lado, si solo necesitas documentación operativa general, puedes optar por un mapa de alto nivel. Por supuesto, puedes crear más de un mapa. Sin embargo, es posible que desees seguir un formato y no complicar las cosas.
5. Comparte con tu equipo y realiza mejoras
Después de haber diseñado tu mapa de proceso, compártelo con tus partes interesadas y miembros del equipo de todos los departamentos involucrados. Permíteles revisarlo y ofrecer comentarios sobre su funcionalidad y claridad. Pueden notar ciertos pasos que faltan o errores factuales. Asegúrate de que el contenido sea claro y no genere ambigüedades. Dependiendo de los comentarios de tus empleados, realiza los cambios y mejoras necesarios para adaptarlos a las necesidades de tu proceso. Cuando sientas que está listo, puedes compartirlo con todos en tu empresa.
Símbolos que debes conocer
Dependiendo de los diferentes pasos, decisiones, entradas y salidas mencionadas en un mapa de proceso, se incorporan varios símbolos del Lenguaje Unificado de Modelado (UML):
Los óvalos indican los varios puntos de inicio y final de un proceso. Siempre se encuentran en la parte superior e inferior de cada mapa.
Los rectángulos se refieren a tareas y subtasks que están en proceso de completarse.
Los rectángulos con una línea superior inclinada representan entradas y acciones que se realizan manualmente.
Los rectángulos con líneas verticales dobles muestran procesos y tareas complementarias que no se explican en ese mapa.
Las flechas huecas se refieren a tareas o elementos que se transfirieron de un destino a otro, describiendo el elemento y su origen.
Las flechas gruesas indican el camino de las acciones y el flujo de un proceso.
Los diamantes indican la necesidad de responder preguntas, a menudo con un simple sí o no.
Los símbolos en forma de D suelen ser más largos que la letra D y revelan retrasos a lo largo del proceso.
Los paralelogramos se refieren a datos incluidos en entradas o salidas.
Los círculos gruesos muestran la necesidad de inspección, revisión o prueba.
Conclusión
La elaboración de mapas de procesos es algo que la mayoría de las organizaciones utilizan para impulsar la mejora dentro de sus equipos. Pueden ocurrir errores como complicar demasiado los procesos, hacerlos demasiado simples e ignorar la opinión de las partes interesadas. Sin embargo, debes optar por un enfoque claro y detallado sin hacerlo demasiado complejo para que los profesionales lo entiendan. Haz de recibir comentarios y aportes de tus colegas una prioridad e intenta incorporar sus puntos de vista. La colaboración y la escucha activa te ayudan a superar las luchas comunes y tener éxito.
“