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IA en Onboarding: 5 Casos de Uso Que Darán Forma a su Futuro
El onboarding es crucial para las empresas en casi todas las industrias. Es el proceso de presentar a los nuevos empleados a una empresa y equiparlos con las habilidades y herramientas necesarias para sobresalir en su nuevo rol. Sin embargo, a pesar de su importancia, el onboarding se ha convertido en una función tediosa y poco interesante tanto para los recién llegados como para las empresas. Esto se debe en parte a la abrumadora cantidad de papeleo involucrado, pero también a los nuevos modelos de trabajo más flexibles. Como resultado, las empresas están buscando maneras de reformular el onboarding para cumplir efectivamente su propósito mientras mantienen comprometidos a los nuevos empleados. Veamos cómo las nuevas tecnologías y la Inteligencia Artificial, específicamente, afectarán el onboarding en el futuro explorando 5 casos de uso de la IA en el onboarding.
5 Formas de Aprovechar la Inteligencia Artificial en el Onboarding
1. Automatizar Tareas Administrativas
Aunque comenzar un nuevo trabajo es emocionante, la cantidad excesiva de papeleo involucrado en el onboarding puede disminuir la experiencia. Durante sus primeros días, los empleados son inundados con documentos, avisos legales, formularios de nómina, etc., que deben completar y enviar. Al mismo tiempo, los departamentos de recursos humanos pasan numerosas horas gestionando y procesando este papeleo.
La IA puede simplificar significativamente estos procesos para ambas partes. En primer lugar, una vez que se habiliten las firmas digitales y se automatice el envío, se puede eliminar el papeleo físico. Los documentos se guardarán en una plataforma digital a la que las empresas y los nuevos empleados pueden acceder en todo momento. Se enviarán recordatorios para la presentación oportuna de forma automática, asegurando que cada etapa se complete dentro de un marco de tiempo establecido. Además, los algoritmos de IA podrán verificar al instante los documentos y formularios en busca de información faltante o inconsistencias y avisar a los nuevos empleados para corregirlos en el acto, reduciendo así los errores y evitando retrasos.
2. Personalizar la Experiencia de Onboarding
Una vez que las empresas comienzan a incorporar la IA en su estrategia de onboarding, es seguro que abandonarán el enfoque de talla única. Cada empleado que ingrese a su empresa es único, y su proceso de bienvenida e integración debe reflejar eso. La personalización basada en IA puede ser evidente en todas las etapas del onboarding, desde el correo electrónico de bienvenida que reciben en su primer día hasta el plan de capacitación que se adaptará a sus necesidades específicas. Por ejemplo, la IA puede diseñar y automatizar listas de verificación para la primera semana, mes o 90 días de un empleado según su posición y preferencias específicas. Una experiencia de onboarding personalizada garantiza un mayor compromiso del empleado y también prepara a los nuevos empleados para el éxito al brindarles el apoyo que necesitan.
3. Ofrecer Apoyo Inmediato a los Empleados
Otro elemento de personalización que la IA puede integrar en el onboarding es el apoyo constante e inmediato a través de chatbots y asistentes virtuales. Es natural que los empleados tengan muchas preguntas al comenzar un nuevo trabajo sobre sus beneficios, días de vacaciones, políticas de trabajo remoto, y más. En lugar de perder tiempo preocupándose por quién es la persona adecuada para preguntar, la IA puede ayudarles a obtener respuestas inmediatas. Estas herramientas impulsadas por IA están diseñadas para generar respuestas al instante y responder adecuadamente a preguntas de seguimiento. Si en algún momento no pueden proporcionar una respuesta satisfactoria, darán al empleado los datos de contacto del colega adecuado. Las herramientas de IA también pueden recopilar datos útiles sobre las preguntas más comunes que hacen los nuevos empleados. Puede utilizar esta información para mejorar la base de conocimientos del sistema para que funcione aún más eficientemente en el futuro.
4. Mejorar la Inclusividad
A medida que el trabajo remoto gana más tracción en el futuro, las empresas se volverán más culturalmente diversas. Por ejemplo, si dirige una organización internacional con ubicaciones en diferentes países, querrá que todos sus empleados tengan una experiencia de onboarding común que también tenga en cuenta las complejidades de su país específico. El uso de la Inteligencia Artificial durante el proceso de onboarding ayudará a traducir los materiales de capacitación al idioma nativo del empleado, permitiéndoles adquirir el conocimiento necesario para su nuevo puesto en el idioma en el que se sienten más cómodos. Dependiendo de su ubicación, también recibirán el manual del empleado adecuado que incluye información que se aplica a su región específica. Esto asegura que el onboarding sea inclusivo para todos los empleados, alineándose con la naturaleza cada vez más diversa del lugar de trabajo moderno.
5. Recopilar y Proporcionar Retroalimentación Basada en Datos
Uno de los grandes beneficios de la IA es su capacidad para proporcionar información respaldada por datos. El futuro del onboarding se ve prometedor siempre y cuando los empleados puedan recibir retroalimentación integral sobre su progreso y las empresas puedan cuantificar la efectividad de su estrategia de onboarding. A través de cuestionarios, encuestas, análisis de sentimientos y numerosas otras características, la Inteligencia Artificial podrá ayudar a las organizaciones a analizar y decodificar todas las facetas y etapas del onboarding para garantizar una mejor planificación de recursos, optimizar la experiencia de onboarding para los empleados e identificar áreas de mejora. Aprovechando la analítica predictiva de IA, las empresas podrán aprender de estrategias de onboarding anteriores para desarrollar en última instancia una estrategia de onboarding que se alinee perfectamente con su cultura corporativa, objetivos organizacionales y requisitos de la fuerza laboral.
Conclusión
La importancia de una estrategia de onboarding efectiva ya no puede ser discutida. Es esencial para la atracción y retención de talento, así como para el éxito a largo plazo de una organización. Pero a medida que las transformaciones tecnológicas y sociales cambian el panorama empresarial tal como lo conocemos, los líderes deberán adoptar la Inteligencia Artificial para mantenerse al día con la competencia.
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