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Gestión y entrega de cursos de eLearning hechos fáciles
A lo largo de mi práctica de consultoría en transformación digital, he estado trabajando mucho con colegios que inicialmente tenían poca o ninguna experiencia digital, pero necesitaban cambiar a entrega completamente en línea con la “velocidad de la luz”. Cabe señalar que una transformación tan rápida de las prácticas de entrega de cursos inevitablemente genera escepticismo y cuestionamientos sobre si se pueden mantener los estándares de integridad y calidad de la entrega a lo largo de la fase de cambio y más allá. Muchos de estos escépticos resultaron ser miembros de los equipos de enseñanza y gestión de cursos de los colegios que inicialmente se sentían preocupados por las próximas transformaciones digitales del modus operandi.
El objetivo principal de este artículo es proporcionar una guía condensada paso a paso para garantizar que la entrega en línea de cursos de formación (independientemente de la disciplina a la que pertenezcan estos cursos, incluidas disciplinas completamente no técnicas como la cocina o las artes) mantenga los estándares operativos originalmente establecidos y proporcione a los colegios controles de calidad continuos sobre todos los procesos comerciales y educativos involucrados a lo largo de la transformación digital.
El modo de entrega en línea viene con nuevas tecnologías y procesos comerciales actualizados… pero no es menos “responsable” de lograr una versión mejorada de los mismos resultados de enseñanza y aprendizaje que los tradicionales basados en el aula. El enfoque óptimo para garantizar una transición rápida a la entrega en línea es la creación de plantillas para todos los procesos operativos y de entrega, de modo que los educadores y el personal de apoyo tengan claras todas las tareas que deben realizar, y los gerentes puedan monitorear el cumplimiento de estos requisitos operativos trabajando a través de las listas de verificación (también conocidas como plantillas completas) para todos los procesos.
El Proceso Templado de 5 Pasos Para la Entrega y Gestión de Cursos en Línea
La creación de plantillas de los procesos de eLearning se puede lograr a través de un proceso de 5 pasos bastante sencillo:
Diseño de mapas de curso
Asignación de herramientas de entrega de contenido
Preparación de plantillas y listas de verificación coincidentes con los mapas de curso
Pruebas y optimización de las plantillas y listas de verificación
Implementación de sistemas de gestión de plantillas y retroalimentación
Paso 1: Diseño de Mapas de Curso
En el primer paso, prepare documentación que describa los objetivos del curso y desglose estos objetivos en grupos, para que todas las tareas relacionadas se agrupen. Después de que se haya realizado la agrupación inicial, el contenido del curso se puede dividir en módulos y secciones lógicas con entregables (por ejemplo, cuestionarios, evaluaciones, contenido de video, etc.) enumerados para cada uno de los módulos.
Paso 2: Asignación de Herramientas de Entrega de Contenido
Una vez que el mapa del curso, incluidos todos los entregables, esté listo, se pueden seleccionar y asignar aplicaciones y herramientas de apoyo a la entrega. Las elecciones de herramientas pueden variar según el LMS implementado, ya que algunas herramientas de enseñanza y aprendizaje pueden ser excelentes para un sistema de gestión del aprendizaje en particular pero no ser tan efectivas con otros sistemas.
Parte de este proceso de toma de decisiones es establecer cuán amigables son las herramientas en la vista de su cohorte de usuarios específica, ya que capacitar a más miembros del equipo de entrega para contribuir a la gestión y desarrollo de contenidos seguramente será beneficioso para hacer que la operación sea más ágil.
Paso 3: Preparación de Plantillas y Listas de Verificación Coincidentes con los Mapas de Curso
Este es el paso en el que se crean las plantillas de gestión de procesos reales. Cada plantilla incluye una lista exhaustiva de actividades para los procesos relevantes que se deben completar. Por ejemplo, los instructores que imparten cursos en línea podrán revisar las plantillas para asegurarse de que se hayan completado todas las actividades asignadas y “marcar” las finalizaciones antes de pasar los formularios más arriba en la jerarquía de gestión para su validación.
Hará que sea imposible no completar tareas críticas (por ejemplo, configurar foros de discusión al comienzo del semestre o poblar cuestionarios de práctica con preguntas) ya que al revisar las listas de verificación, los instructores detectarán fácilmente las deficiencias obvias. Asimismo, los gerentes tendrán una mejor trazabilidad de todas las actividades operativas.
Paso 4: Pruebas y Optimización de las Plantillas y Listas de Verificación
Poner las plantillas a trabajar y recopilar comentarios de los usuarios será fundamental para mejorar las versiones iniciales producidas. Además, asegurará que los procesos de entrega y apoyo que inicialmente hayan sido pasados por alto erróneamente se agreguen a los mapas de procesos. Nada quedará sin verificar durante el proceso de pruebas y las plantillas y listas de verificación también se organizarán mejor.
Paso 5: Implementación de Sistemas de Gestión de Plantillas y Retroalimentación
El último pero no menos crítico paso es establecer vías para la grabación y almacenamiento de los datos, así como la creación de un ciclo de retroalimentación entre los trabajadores responsables de la ejecución de las tareas y el equipo de gestión. No solo la entrega en línea estará constantemente “bajo control”, sino que también ahorrará mucho tiempo al evitar reuniones y discusiones no obligatorias, ya que las plantillas harán que todos los registros de las actividades laborales sean fácilmente accesibles para todas las partes interesadas a partir de los documentos creados.
Conclusión
Para resumir el proceso de 5 pasos descrito anteriormente, se trata de tener un enfoque estructurado hacia la entrega en línea y garantizar que cada aspecto de la entrega sea fácil de monitorear con dificultades y discrepancias fáciles de identificar. Tras la implementación exitosa de este enfoque para varios colegios clientes (incluidos aquellos que han estado impartiendo cursos que normalmente no se consideran adecuados para la entrega en línea), ¡parece estar funcionando de manera amigable!
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