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La Importancia de los Canales de Comunicación en el Trabajo
Pasamos una gran parte de nuestros días laborales comunicándonos con otros. Por lo tanto, encontrar el canal de comunicación perfecto, o una combinación de ellos, para lograr las cosas en el trabajo es vital. Piénsalo: nada en el trabajo sucede sin comunicación, desde conseguir clientes hasta compartir videos divertidos con tus compañeros. Cuando la comunicación es clara, los equipos funcionan sin problemas, las tareas se completan y el lugar de trabajo se siente más productivo. Por el contrario, si hay problemas de comunicación, experimentarás plazos incumplidos, compañeros confundidos y tareas no realizadas. Una buena comunicación mantiene a todos en la misma página, hace que las expectativas sean claras y evita que las personas se sientan desinformadas.
Existen muchas formas de comunicarse en el trabajo. Ya sea un correo electrónico o una reunión rápida, tus opciones son infinitas. Con tantos canales de comunicación a tu disposición, necesitas encontrar cuándo usar qué. Por lo tanto, revisaremos los canales de comunicación más comunes en el lugar de trabajo y qué considerar al intentar encontrar lo mejor para tu empresa.
¿Qué Ofrecen los Diferentes Canales de Comunicación?
Correo Electrónico
El correo electrónico puede ser el canal de comunicación más confiable. Es perfecto para cuando necesitas documentar decisiones, compartir actualizaciones o comunicarte con personas fuera de tu equipo. Podemos decir que es más apropiado para comunicación formal, como correspondencia oficial, contratos y anuncios importantes. También es una excelente manera de mantener un registro de lo que se ha discutido o decidido, lo cual es útil para futuras referencias.
Mensajería Instantánea
La mensajería instantánea es rápida, informal y flexible. Es genial cuando necesitas una respuesta inmediata o solo tienes una pregunta sencilla. Además, facilita la colaboración en equipo y mantenerse en contacto de manera más fácil. Por lo tanto, si quieres compartir una actualización rápida sobre un proyecto o informar a tu jefe que estarás en un descanso, por lo general la mensajería instantánea es la mejor opción. Solo asegúrate de no enviar demasiados mensajes a tus colegas, ya que puede volverse abrumador.
Videoconferencias
Cuando necesitas hablar directamente con alguien para transmitir tu tono o compartir información más compleja, las plataformas de videoconferencia son justo lo que necesitas. Por ejemplo, cuando estás negociando un trato, discutiendo un tema delicado o generando ideas, es mejor hacer una llamada rápida. Las reuniones en línea también son perfectas para reunir a tu equipo y ver mejor las reacciones de los demás, lo que ayuda a aclarar las cosas y crear una comunicación más fluida entre los miembros del equipo.
Reuniones en Persona
Las reuniones en persona son adecuadas para discusiones complejas o delicadas. Estar en la misma habitación con alguien puede hacer que las conversaciones sean más fluidas y impactantes. Por ejemplo, si quieres compartir información personal con tu jefe, te gustaría estar físicamente presente. Ya sea que estés generando ideas, resolviendo conflictos o expresando una queja, una reunión en persona puede ser más exitosa en la resolución de problemas.
Herramientas de Gestión de Proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos se utilizan principalmente para hacer un seguimiento de las tareas y colaborar en proyectos. Mantienen todo en su lugar, lo que facilita encontrar tareas y están diseñadas para ayudar a los equipos a mantenerse en la misma página. Estas herramientas son invaluables para gestionar plazos, asignar tareas y mantener a todos alineados con los objetivos del proyecto. También proporcionan un lugar centralizado donde los empleados pueden acceder a toda la información relevante y actualizaciones para que nada importante se pierda.
Plataformas Internas
Estas plataformas están volviéndose cada vez más populares para la comunicación interna. Allí, las personas pueden publicar anuncios, compartir información e incluso crear un sentido de comunidad dentro de la empresa. También pueden servir como un lugar designado para actualizaciones de toda la empresa, intercambio de recursos y discusiones que mantienen a todos conectados e informados.
Qué Considerar al Elegir un Canal de Comunicación
Urgencia del Mensaje
Si algo es urgente o requiere atención inmediata, la mensajería instantánea o una videoconferencia son tus opciones ideales. Puede ser una pregunta rápida que necesita una respuesta al instante o una actualización urgente como un cambio de planes. La mensajería instantánea se trata de velocidad y eficiencia, así que úsala cuando necesites respuestas de inmediato. Por otro lado, si tu mensaje puede esperar, opta por un correo electrónico. Los correos electrónicos son excelentes para actualizaciones, envío de archivos adjuntos, programación de reuniones y cualquier otro tipo de comunicación que pueda esperar unas horas o incluso días.
Complejidad de la Información
Cuando se trata de conversaciones complejas, como explicar un proceso o dar retroalimentación sobre un proyecto importante, las reuniones son tu mejor apuesta. No quieres confundir a tus compañeros enviándoles un correo electrónico con mucha información, gráficos, diagramas o texto largo. A veces, necesitas las interacciones inmediatas de una reunión o la capacidad de mostrarle a alguien exactamente lo que quieres decir. La regla general aquí es que si el asunto es sencillo, mantén las cosas simples con un correo electrónico o mensaje instantáneo. Si es complicado, sin embargo, requiere una reunión.
Audiencia
Cuando se trata de comunicarse en el trabajo, debes saber a quién te diriges con tu mensaje antes de hacer clic en “enviar”. Por ejemplo, no enviarías un mensaje instantáneo lleno de emojis a tu CEO. Por eso, debes adaptar tu comunicación a tu audiencia. Al dirigirte a tus compañeros, puedes mantener las cosas informales, por lo que puedes optar por mensajes instantáneos, ya que son rápidos y fáciles. Ahora, cuando hables con tus jefes, puedes usar correos electrónicos que sean claros y profesionales. Pero si necesitas una respuesta rápida, siéntete libre de enviarles un mensaje también. Finalmente, para los ejecutivos, debes mantenerlo formal y directo, por lo que los correos electrónicos son la forma más segura de proceder.
Diferencia de Huso Horario
Gestionar la comunicación a través de diferentes husos horarios puede ser difícil. Por eso es importante elegir el canal de comunicación adecuado. Cuando tus compañeros de equipo están dispersos en diferentes husos horarios, las herramientas de comunicación asincrónica son la mejor opción. El correo electrónico, por ejemplo, hace el trabajo cuando necesitas enviar algo y no esperas una respuesta inmediata. Las aplicaciones de mensajería instantánea también pueden funcionar bien si se usan sabiamente. Sin embargo, no esperes que las personas respondan tan pronto como reciban la notificación. Por último, asegúrate de no programar reuniones cuando sea tarde para tus compañeros que viven alrededor del mundo. Si algo no puede resolverse a través de correo electrónico o chat, asegúrate de que estás haciendo que funcione para el horario de todos.
Alineación con la Cultura de la Empresa
Cada empresa tiene sus propias preferencias de comunicación. Algunas organizaciones son más tradicionales y se adhieren a los correos electrónicos, ya sea una pregunta rápida o un informe que debe enviarse. Por otro lado, hay empresas que confían principalmente en la mensajería instantánea, aunque prefieren un método más formal cuando se trata de temas serios. Para asegurarte de que los canales que elijas se ajusten a la cultura de la empresa, piensa en para qué puedes usarlos. ¿Tu empresa es una startup relajada con pocos empleados donde todos son amigos entre sí? Entonces las aplicaciones de mensajería instantánea son perfectas. ¿O trabajas para una gran corporación con políticas estrictas? En ese caso, los correos electrónicos y las reuniones formales son más adecuados.
Accesibilidad
Al elegir la mejor combinación de canales de comunicación para el lugar de trabajo, ten en cuenta que no todos son expertos en tecnología. La adopción de tecnología y la accesibilidad deben ser una prioridad, y eso significa pensar en todos en la oficina, no solo en los profesionales de la tecnología. En primer lugar, considera herramientas basadas en la nube y aplicaciones que se puedan acceder en cualquier momento. El objetivo es acceder a tantas herramientas como sea posible, tanto desde la computadora como desde el teléfono. Además, las soluciones basadas en la nube significan actualizaciones en tiempo real. Pero la accesibilidad no se trata solo de tener las herramientas adecuadas; se trata de si las personas realmente pueden usarlas. Si la mitad de tu departamento está confundido acerca de cómo navegar por la nueva aplicación de gestión de proyectos, estás desperdiciando recursos. Así que asegúrate de elegir herramientas que sean simples y fáciles de usar.
Conclusión
La flexibilidad y la adaptabilidad son clave en la comunicación. A medida que cambian las necesidades de tu equipo, también debes ajustar tus métodos de comunicación. Lo que funciona bien ahora podría no ser tan efectivo en unos meses, por lo que es importante mantenerse adaptable. Si tu empresa está dispuesta a ajustarse, ayudarás a tu equipo a mantenerse conectado y alineado, sin importar lo que se presente en el camino.
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