La facultad juega un papel vital pero a veces subutilizado en los esfuerzos de inscripción. Como expertos en sus campos y mentores de estudiantes actuales, están en una posición única para establecer conexiones significativas con estudiantes potenciales. Pero para involucrar completamente a la facultad en estos esfuerzos, las instituciones deben cambiar la cultura que rodea la idea de quién es el responsable de la captación y la inscripción. Hablando como miembro de la facultad desde hace 19 años, puedo decir que esto puede ser difícil de lograr.
Ahora como decana en una pequeña universidad privada de enseñanza, paso gran parte de mi tiempo argumentando a la facultad que todos compartimos la responsabilidad de la captación y pensando en cómo recompensar y reconocer sus esfuerzos en este importante ámbito. A continuación, ofrezco algunas estrategias prácticas para aumentar la participación de la facultad para aumentar la inscripción y fortalecer las conexiones entre la academia y la admisión.
Compartir Datos para Construir Apoyo
Para que la facultad adopte plenamente un papel en la captación, primero deben comprender por qué su participación es crucial. La forma más efectiva de lograr esto es a través de datos claros y convincentes que destaquen los desafíos y oportunidades de inscripción de la institución.
¿En su institución se invita a la facultad a discusiones a gran escala sobre las tendencias de inscripción? Decirles “el precipicio demográfico está aquí” no es suficiente. No podemos asumir que están al tanto de la posición de su institución a nivel local, regional y nacional en términos de demanda de programas, tendencias y urgencia. Es imperativo que los administradores compartan datos sobre qué programas están creciendo, cuáles están disminuyendo y dónde eligen inscribirse los estudiantes potenciales en su lugar. Esta información permite a la facultad ver dónde se encuentran sus programas y cómo su participación podría ayudar a inclinar la balanza a favor de la institución.
Los datos más convincentes pueden ser los comentarios de los estudiantes potenciales. En mi institución, nuestro equipo de gestión de inscripciones recopila una variedad de datos, y tal vez lo más convincente sea lo que dicen los estudiantes potenciales que disfrutan más de sus visitas al campus. Abrumadoramente, las encuestas con estudiantes potenciales identifican las interacciones con la facultad como un punto destacado clave. No hay realmente un segundo cercano. Esta percepción refuerza la idea de que la facultad son los mejores embajadores de sus programas, ya que brindan la conexión humana que los folletos y sitios web simplemente no pueden replicar. Los consejeros de admisión son maravillosos representantes, pero los estudiantes y las familias se sienten atraídos por la facultad como los expertos.
Reclutar Campeones de la Facultad
Un campeón de la facultad puede servir como puente entre la academia y la admisión, pero identificar a la persona adecuada es crucial. Un campeón de la facultad debe ser alguien con habilidades interpersonales sólidas, una pasión por la institución y una capacidad natural para conectarse con los estudiantes. Su entusiasmo debería inspirar tanto a sus colegas como a los estudiantes potenciales.
Para apoyar a este campeón, las instituciones deben proporcionar algo de alivio, como una liberación de curso de tres o seis créditos. Esto le da al campeón de la facultad el tiempo y la flexibilidad para dedicarse a los esfuerzos de captación para que pueda servir como el punto de contacto principal para visitas de estudiantes, jornadas de puertas abiertas o cualquier actividad adicional. Es probable que los colegios pequeños no puedan pagar un campeón de la facultad en cada departamento, pero tal vez el rol se rote en función de la necesidad o de los programas de enfoque.
Una vez que se identifica un campeón de la facultad, permítale tomar las riendas. Su profundo conocimiento del programa académico y su capacidad para relacionarse tanto con los estudiantes como con la facultad los convierten en el enlace ideal. Pueden desarrollar estrategias de captación adaptadas de forma intuitiva según su habilidad natural para conectar con los estudiantes potenciales para compartir con el equipo. Pero esto no puede ser simplemente una petición adicional además de todo lo demás.
Hacer la Captación Personal
La facultad es más probable que abrace las actividades de captación cuando esos esfuerzos se sienten personales y alineados con sus propias experiencias o intereses. Al adaptar las oportunidades a los miembros individuales de la facultad, las instituciones pueden fomentar un mayor entusiasmo y compromiso.
Un enfoque efectivo es alentar a la facultad a visitar o recibir grupos de escuelas secundarias con las que tengan una conexión personal, como su alma mater o la escuela secundaria/distrito al que asisten sus hijos. Los padres están naturalmente conectados a las organizaciones de padres y maestros o a los clubes de apoyo escolar y pueden conocer personalmente a muchos de los estudiantes. Durante estas visitas, la facultad puede ofrecer una actividad práctica o una lección para dar a los estudiantes potenciales una idea de su futuro camino.
Las instituciones deben apoyar estos esfuerzos. Si una actividad tiene lugar fuera del campus, la división de gestión de inscripciones debería cubrir cualquier costo asociado, como el kilometraje y las comidas. Una pequeña inversión en tiempo y recursos puede llegar lejos en la construcción de conexiones significativas con los estudiantes potenciales.
El Papel del Decano
Para que los esfuerzos de captación de la facultad tengan éxito, el decano académico debe desempeñar un papel activo y visible en el proceso. Los decanos establecen el tono para la participación de la facultad y sirven como el vínculo vital entre la admisión y la academia, y su liderazgo es esencial para crear una cultura donde la captación se vea como una responsabilidad compartida.
Al coordinar cualquier esfuerzo de divulgación que pueda surgir de programas individuales o de una escuela académica, el decano también puede aligerar la carga logística de la facultad. Esto podría incluir la gestión de horarios, reservas de salas y comunicaciones a través de su oficina. El decano debe estar presente y visible si se están llevando a cabo actividades coordinadas.
Otra responsabilidad importante del decano es comunicar resultados. La facultad quiere saber que sus esfuerzos están dando resultados. Comparta historias de éxito, ya sea de un estudiante que solicitó en el acto durante una visita a la escuela secundaria o un correo electrónico de un padre expresando gratitud por el tiempo pasado con la facultad. Si se ofrecen actividades especializadas a través de una escuela en particular, ¿cuántos de esos estudiantes que asisten luego solicitan y se inscriben? Destacar estos puntos de datos valida la participación de la facultad y refuerza el impacto que tienen en la inscripción.
La oficina del decano también puede amplificar los esfuerzos de captación específicos de la escuela o la disciplina a través de las redes sociales. Destacar actividades lideradas por la facultad, mostrar interacciones con estudiantes potenciales y celebrar historias de éxito de los estudiantes ayuda a construir una narrativa positiva que apoya tanto la captación como la retención.
Por último, el decano debe mostrar gratitud. La facultad es más probable que participe cuando se sienten apreciados. Gestos sencillos como notas de agradecimiento escritas a mano, reconocimiento verbal durante reuniones o pequeños obsequios de agradecimiento (como almuerzos gratuitos) pueden ser muy útiles. Si el presupuesto lo permite, considere organizar un pequeño evento de celebración para reconocer las contribuciones de la facultad a los esfuerzos de captación. Cuando los decanos dan el ejemplo y muestran su inversión en la captación, es más probable que la facultad siga su ejemplo.
Reconocimiento Universitario
Involucrar a la facultad en la captación requiere más que aliento: exige incentivos significativos que reconozcan sus contribuciones y motiven una participación sostenida. Al alinear los esfuerzos de captación con recompensas tangibles, las instituciones pueden mostrar a la facultad que su tiempo y energía son valorados.
Un incentivo convincente es dar mayor peso a las actividades de captación durante las evaluaciones de promoción y permanencia. Para muchos miembros de la facultad, el camino hacia la promoción puede sentirse estrechamente enfocado en la investigación y la enseñanza. Ayudar con jornadas de puertas abiertas o visitas de estudiantes potenciales siempre ha caído en el ámbito del servicio. Pero lo que ahora estamos pidiendo a la facultad en relación con la captación puede superar y exigir más allá de lo solicitado en las últimas décadas, sin dar en ningún otro lado.
Los incentivos financieros, como estipendios o fondos para desarrollo profesional, también pueden ser efectivos. Incluso pequeñas recompensas monetarias demuestran que la institución reconoce el esfuerzo adicional que la facultad pone en la captación. Estos fondos podrían apoyar viajes, asistencia a conferencias o recursos para el aula, beneficios prácticos que la facultad apreciará. Como mínimo, la oficina de gestión de inscripciones debería proporcionar materiales impresos o regalos y no poner esa carga en los departamentos. Los presidentes y la facultad se sienten resentidos cuando el presupuesto es ajustado y se les pide que hagan más por su cuenta.
Pensamientos Finales
El papel de la facultad en la captación es único y poderoso, y el primer paso para involucrar su experiencia en el proceso de captación debe incluir una evaluación de la cultura que rodea quién es responsable de la inscripción. Si la relación entre la admisión y la academia está fracturada o disfuncional, entonces ha identificado con éxito su punto de partida. La capacidad de la facultad para conectarse con estudiantes potenciales, compartir su pasión por su disciplina y proporcionar ideas auténticas sobre la experiencia universitaria los convierte en los mejores embajadores de sus programas. El momento de invertir en la captación liderada por la facultad es ahora, porque cuando la facultad defiende a la institución, realmente pueden marcar la diferencia.
Kerri A. Golden, Ed.D., M.O.T., es decana interina de la Facultad de Ciencias de la Salud y Educación de la Universidad de Saint Francis en Loretto, Pensilvania. Terapeuta ocupacional con licencia con 25 años de experiencia en educación superior, también brinda servicios de consultoría para instituciones que luchan por establecer, inscribir, mantener o reinventar programas de ciencias de la salud.