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¿Cuándo debería utilizar una plantilla de propuesta de proyecto? Comencemos de manera simple. ¿Qué es una propuesta de proyecto? Es un documento que destaca todo el espectro de un nuevo proyecto que desea iniciar. Es el marco detallado que permite a los tomadores de decisiones de la empresa y a las partes interesadas externas comprender un proyecto y decidir si lo llevarán a cabo. Estrategias de growth hacking, por ejemplo, a menudo utilizan varios proyectos y técnicas. Necesita completar un ejemplo de plantilla de propuesta de proyecto e incluir todos los elementos necesarios de su iniciativa, incluidos recursos, presupuesto y objetivos. Mientras que otras plantillas, como una plantilla de plan de marketing, son obligatorias para el éxito empresarial, escribir una propuesta de proyecto puede no ser necesario.
Esto es particularmente cierto para empresas más pequeñas donde la comunicación cara a cara es más fácil de lograr. En estos casos, simplemente puede programar una reunión con todas las partes interesadas y expresar su plan verbalmente. Sin embargo, incluso en este caso, debe estar preparado para responder preguntas y mostrar un plan organizado.
Explicaremos varios ejemplos de propuestas de proyectos y cómo puede crearlos cuando sea necesario. También compartiremos algunos ejemplos brillantes de plantillas que pueden inspirarlo.
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8 Tipos de Propuestas de Proyectos Que Puede Crear
Si se pregunta cómo escribir una propuesta de proyecto, está en el lugar correcto. Primero, debe identificar el tipo de plantilla que debe completar. Las propuestas de proyectos solicitadas se crean cuando un cliente, organización u oficina gubernamental le envía una solicitud pidiéndole una explicación detallada. Debe abordar sus preguntas y mostrar cómo cumplirá con los requisitos. También tendrá que demostrar cómo se adherirá a las pautas del propietario del proyecto.
Para escribir una propuesta no solicitada, no necesita recibir solicitudes. Puede crear una propuesta proactiva a un cliente potencial que podría estar interesado en su proyecto. Por ejemplo, si es un comercializador que trabaja en estrategias de crecimiento para SaaS, puede contactar a empresas emergentes proponiendo proyectos específicos que puedan aumentar su alcance y reconocimiento de marca. Si bien una respuesta positiva no está garantizada, aún puede dejar una impresión positiva sobre sus capacidades.
Otro ejemplo de plantilla de propuesta de proyecto es interno. Se utiliza típicamente dentro de una organización cuando los departamentos desean iniciar un nuevo proyecto que pueda acelerar el crecimiento empresarial. Por ejemplo, una agencia de marketing de contenido B2B puede querer comenzar una nueva campaña de concienciación de marca aprovechando el contenido restringido y las redes sociales. Pueden crear un documento sobre el proyecto propuesto y presentarlo a la junta directiva y a las partes interesadas de la empresa para obtener la aprobación.
¿Ya ha comenzado un proyecto por un período específico y desea mantenerlo en funcionamiento? Cree una propuesta de renovación que destaque los resultados positivos del proyecto hasta ahora y las razones por las cuales debe permanecer intacto. O puede explicar por qué una iniciativa específica debe detenerse. Tal vez esté costando dinero a su empresa en lugar de generar ingresos. No todos los proyectos que inicie serán exitosos, y debe identificar cuándo algo es perjudicial para su empresa. De esta manera, los altos ejecutivos pueden tomar decisiones informadas sobre el futuro de una empresa.
Puede que escuche a personas referirse a propuestas de subvenciones, de investigación, científicas y sin fines de lucro. Estas son prácticamente lo mismo, ya que se utilizan para solicitar financiamiento de fundaciones, inversores privados y entidades gubernamentales. ¿Pero cómo escribe una propuesta para dicho proyecto? El procedimiento es el mismo que con todos los demás ejemplos de propuestas de proyectos. Debe concentrarse en sus objetivos, los resultados proyectados y el presupuesto y otros recursos que pueda necesitar. Además, es posible que desee resaltar los beneficios para aquellos que le financian, ya sea buena publicidad o ganancias económicas.
Además de preparar un plan de marketing estratégico anual, los equipos de marketing deben completar plantillas de propuestas de proyectos cuando necesiten proponer ideas de campañas y estrategias y lanzamientos de productos a clientes y alta dirección. Por ejemplo, los líderes de marketing deben preparar una detallada plantilla de estrategia de marketing de contenido que destaque las iniciativas y tácticas de marketing y el presupuesto necesario para lograr estos planes. Estas propuestas de marketing también presentan al público objetivo de la empresa y los diversos canales utilizados para atraer a los compradores ideales.
Una plantilla de propuesta de proyecto se puede utilizar cuando una empresa quiere diseñar una estrategia para expandir su alcance a conferencias físicas y virtuales, seminarios y otros eventos. Crear una propuesta para tal proyecto requiere fechas y temas de eventos, logística, presupuestos y experiencia del asistente. Por ejemplo, los eventos físicos pueden requerir gastos de viaje para que los oradores de la empresa asistan. Además, es posible que deba invertir en comunicados de prensa para que su asistencia a estos eventos sea conocida por su audiencia.
Un plan de marketing de ventas de software efectivo depende en gran medida de escribir propuestas de proyectos para los clientes. Cuando tienen un nuevo producto que llega al mercado, pueden acercarse individualmente a cada cliente con alta intención y hacerles su propuesta. Aquí es donde puede ser útil un informe de inteligencia de mercado. ¿Por qué? Una vez que conoce sus ventajas sobre sus competidores, puede apoyarse en ellas y expresar cómo su marca y servicios específicos ofrecen más beneficios que los productos competidores. De esta manera, es más fácil persuadir a los clientes para que compren su solución.
Los 10 Elementos De Todas las Plantillas de Propuestas de Proyectos
1. Resumen Ejecutivo
Esto es bastante parecido a un discurso de ascensor. Quiere captar la atención de las personas y resumirles su propuesta escrita sin añadir muchos detalles. Debe explicar por qué este proyecto es importante, cómo puede ayudar a una empresa a generar nuevos clientes potenciales o aumentar conversiones y cuáles son los resultados proyectados. En esencia, toca los puntos principales que discutirá en detalle más adelante en su plantilla de propuesta de proyecto. Para empezar, los clientes quieren ver cómo será el éxito si deciden avanzar con este proyecto.
2. Antecedentes
El formato de una propuesta de proyecto debe incluir los antecedentes. ¿Cómo se le ocurrió esta idea y qué va a resolver? Cada plan e idea proviene de un problema específico. Su ejemplo de propuesta de proyecto tiene como objetivo resolver este problema y mejorar su marketing de contenido B2B. Comience presentando datos históricos. Hable sobre cómo se desempeñaron proyectos similares anteriores y por qué fracasaron o tuvieron éxito. Con este conocimiento, puede evitar errores pasados y repetir tácticas efectivas. A continuación, hable sobre la solución. Explique cómo las ideas de su plantilla de propuesta de proyecto pueden ayudar a sus clientes a mejorar sus métricas y aumentar las tasas de éxito. Aquí es donde también puede incluir las técnicas específicas que implementará para impulsar el crecimiento.
3. Metas y Objetivos
No puede escribir una propuesta detallada si no conoce las metas de su proyecto y los objetivos comerciales generales. Su maravillosa idea debe resaltar cómo lograr su objetivo ayudará a una empresa a cumplir sus objetivos. Cuando los equipos están en la misma página y se dan cuenta de que están trabajando para alcanzar los objetivos de su empresa, su motivación aumenta. Además, las instrucciones y metas claras permiten que cada miembro del equipo rinda al máximo de sus capacidades. Si está creando una propuesta de proyecto sin fines de lucro o de investigación, donde los inversores no tendrán ganancias monetarias, incluya su visión. Las grandes ideas y el impacto social son muy importantes para los inversores que desean hacer el bien mayor.
¿Cuál es la diferencia entre metas de proyecto y objetivos de proyecto? Bueno, los mejores ejemplos de campañas de marketing se crean teniendo en cuenta metas SMART. Esto significa que sus metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y limitadas en el tiempo, y alinearse con los objetivos comerciales. Por otro lado, los objetivos del proyecto son los entregables específicos que desea lograr al concluir su iniciativa.
4. Alcance
¿Qué otra información se incluye en una propuesta de programa? El alcance suele ser el elemento más largo de una propuesta de proyecto, ya que es donde incluye tantos detalles como sea posible sobre su curso de acción y las expectativas del cliente. Debe mencionar cada entregable y en qué consisten. ¿Cómo medirá el rendimiento del marketing de contenido y otros datos clave? Explique la utilidad de cada medición y por qué es crucial. Además, mencione las tácticas de marketing específicas que implementará para lograr los objetivos de su cliente. No olvide informar a los clientes sobre sus necesidades de comunicación. Deben saber con qué frecuencia recibirán actualizaciones y resultados de rendimiento.
5. Métricas
No importa si está completando una plantilla de calendario de contenido o una plantilla de propuesta de proyecto. Cada objetivo que establezca debe ir acompañado de KPIs y métricas específicas. Nadie sabrá si ha alcanzado sus objetivos si no puede demostrarlo con datos. Sus clientes requerirán actualizaciones frecuentes para ver cómo van las cosas y si necesita modificar su estrategia y tácticas. Por ejemplo, su objetivo puede ser llegar a su persona ideal a través del marketing en redes sociales. El seguimiento de clics, impresiones, me gusta y compartidos es su forma de averiguar cómo se involucra su audiencia con su contenido.
6. Miembros del Equipo
Es necesario mencionar a todos los miembros del equipo y otros recursos que pueda necesitar al redactar una propuesta profesional. Por ejemplo, puede necesitar crear varios tipos de contenido para su estrategia de adquisición de clientes. ¿Qué miembros de su equipo va a utilizar en sus esfuerzos? Es probable que no tenga todo lo que necesita en la empresa. Entonces, si debe subcontratar sus requisitos de creación de contenido, debe discutirlo en su propuesta de proyecto y hacer una proyección aproximada de costos. En algunos casos, puede necesitar contratar personas con habilidades específicas de marketing digital para ayudarlo no solo en el proyecto propuesto, sino también en futuros emprendimientos. Por último, mencione todas las herramientas y software que necesita para avanzar con su proyecto.
7. Evaluación de Riesgos
Una estrategia de ventas de SaaS no puede avanzar sin gestión de riesgos. Tal vez tuvo suerte esa vez y no tuvo que enfrentar una crisis de relaciones públicas. Pero las crisis de relaciones públicas no son lo único malo que puede suceder cuando está trabajando en un proyecto y promocionándolo en línea. Las propuestas profesionales deben tener en cuenta varios desafíos, problemas y riesgos que pueda encontrar. Por ejemplo, ¿qué sucede si decide comprar enlaces relevantes solo para encontrarse penalizado por Google? Si este es un riesgo que está dispuesto a correr, aunque no se lo deseamos ni a nuestro peor enemigo, debe estar preparado con planes alternativos. Sea cual sea el riesgo o desafío potencial, debe elaborar un detallado curso de acción.
8. Cronograma
Ahora que sabe cómo comenzar una propuesta, es hora de completar su ejemplo de plantilla de proyecto con información valiosa, incluida la duración estimada de cada tarea. De esta manera, puede construir un cronograma y un horario precisos que calculen el tiempo necesario para los procesos individuales y el proyecto completo. Un cronograma también le ayuda a priorizar ciertas tareas sobre otras según su importancia y urgencia. Sin embargo, no todos los ejemplos de campañas de marketing tienen un cronograma claro, con muchas fechas siendo completamente desconocidas. En este caso, cree una hoja de ruta del proyecto sin mencionar fechas exactas. Dividir cada proceso en tareas más pequeñas ayuda a que los miembros del equipo las completen de manera efectiva y a que los gerentes mantengan a todos organizados.
9 Presupuesto
Una vez que haya anotado todos los detalles y las pautas de la propuesta, debe establecer un presupuesto realista. Ningún plan obtiene aprobación cuando no hay una proyección de costos. No sobreestime ni subestime su presupuesto, ya que será difícil explicar por qué tiene un excedente o pedir fondos adicionales. Además, mencione cómo se dividirá su presupuesto entre diferentes departamentos. ¿Cuánto costará el marketing? ¿Cuánto dinero tendrá ventas a su disposición para nutrir a los clientes y satisfacer sus necesidades? Tal vez pueda aprovechar los beneficios de la inteligencia artificial en marketing para incorporar chatbots y otras herramientas que disminuyan costos y proporcionen resultados rápidos.
10. Comunicación
Mencionamos brevemente anteriormente lo importante que es la comunicación cuando está creando una plantilla de propuesta de proyecto para clientes y partes interesadas. Si bien el estilo de comunicación preferido de cada persona puede diferir, debe comenzar estableciendo sus preferencias personales. ¿Cómo actualizará a los clientes sobre el rendimiento de su campaña promocional y las modificaciones que desea hacer? ¿Con qué frecuencia facilitará la comunicación? Explique si todas las reuniones serán virtuales o desde la oficina, si es posible. En algunos casos, puede enviar correos electrónicos para mostrar análisis y datos en lugar de simplemente expresarlos verbalmente. Por último, mencione qué herramientas de comunicación y aplicaciones planea utilizar. ¿Es Slack, Google Meet, Zoom o Microsoft Teams?
Características que Tienen los Mejores Ejemplos
Si bien le ofrecimos un ejemplo completo de propuesta de proyecto que incluye todos los detalles posibles que pueda necesitar o que le pidan, es posible que desee mantener su plantilla breve. ¿Por qué? A veces, a las partes interesadas no les importan los aspectos minuciosos de su trabajo diario para alcanzar sus objetivos, sino el resultado final. Quieren que escriba una propuesta de proyecto que vaya directo al grano, mencionando de qué se trata el proyecto, cuánto dinero se gastará y cuáles serán los resultados proyectados. Cualquier cosa más que eso puede aburrirlos. Además de ser conciso, asegúrese de utilizar un lenguaje sencillo con muy pocas palabras complejas y de nicho, ya que no todos pueden estar familiarizados con ellas. Al igual que con una plantilla de plan de marketing, haga que un miembro profesional de su equipo de redacción realice una propuesta de proyecto. Debe lucir impecable, sin errores tipográficos o gramaticales.
Otro consejo sobre cómo redactar una propuesta es ceñirse a los beneficios de su solución. ¿Por qué deberían los clientes o su empresa seguir su curso de acción y qué desafíos les ayudará a superar? Para fortalecer aún más su caso, adjunte testimonios, reseñas y estudios de caso. Tal vez una iniciativa pasada similar tuvo resultados maravillosos, y repetir el mismo enfoque es altamente prometedor. Por ejemplo, si desea impulsar su negocio en los motores de búsqueda, puede encontrar pruebas de inteligencia de marketing en motores de búsqueda que muestren cómo invertir en anuncios de banner y anuncios de listados de directorios PPC puede aumentar el reconocimiento de marca y las tasas de conversión. Como resultado, las partes interesadas y los clientes pueden ver que lo que está diciendo no es pura teoría.
Conclusiones Clave
Ya sea un startup de SaaS intentando asegurar financiamiento o una empresa establecida que desea expandir su alcance y obtener más clientes, completar plantillas de propuestas de proyectos es una parte esencial de su trabajo. Puede utilizar varios ejemplos para inspiración y elegir el tipo de propuesta de proyecto que se adapte a sus necesidades. Las propuestas solicitadas, no solicitadas, internas, de marketing, ventas y eventos escritas quieren enviar a compradores y altos ejecutivos el mensaje correcto. Quiere explicar por qué su proposición es importante y cómo ayudará a su marketing de contenido B2B o cualquier otro objetivo.
Sin embargo, la preparación de propuestas no es simple ni rápida. Debe reunir todos los elementos necesarios y formatearlos claramente. Su resumen ejecutivo actúa como su discurso de ascensor, mientras que el trasfondo de su idea de proyecto explica cómo nació. Dedique tiempo a resaltar las metas y