La última semana del período académico suele ser estresante para los estudiantes mientras entregan sus últimas tareas y se preparan para los exámenes. Si bien los finales en sí mismos pueden ser agotadores, el horario de exámenes puede agotar aún más las capacidades académicas y emocionales de los estudiantes.
Una encuesta de mayo de 2024 realizada por Inside Higher Ed y Generation Lab encontró que el 31 por ciento de los encuestados creen que un horario de exámenes finales reimaginado que espacie los exámenes sería lo que más aumentaría su éxito académico. Esta fue la tercera opción más popular de una lista de 15 opciones.
Crear un horario eficiente de exámenes finales requiere cálculos intensivos y consideración por parte de la oficina del registrador, y a veces deja a los estudiantes con horarios complicados de cuándo tomarán los exámenes.
Por lo tanto, un grupo de profesores y estudiantes en la Universidad de Bucknell creó una herramienta para ayudar al personal a crear el horario de exámenes cada término, considerando factores importantes para los estudiantes, profesores y la institución que, con suerte, resulten en menos inconvenientes.
Estableciendo el escenario: El problema de la programación de exámenes no es un desafío nuevo en la educación superior, y es un problema que depende de una multitud de factores en cada institución.
En Bucknell, el personal crea el horario de finales antes de que concluya el período de agregar o eliminar cursos, por lo que no hay forma de delinear qué estudiantes tienen conflictos en sus horarios antes de que comience el término.
La universidad a menudo combina cursos grandes en secciones para proporcionar una hora de examen única, por ejemplo, todas las secciones de Cálculo 1 toman el examen final simultáneamente, lo que se desvía de un método tradicional de usar el tiempo de clase para establecer el horario y puede complicar la programación.
Samuel Gutekunst, Profesor Asistente John D. y Catherine T. MacArthur de Ciencia de Datos, ha estado esperando durante años abordar el problema del horario de finales de Bucknell y obtuvo luz verde en 2023 para comenzar a construir herramientas para la oficina del registrador para abordar los desafíos.
Poner en práctica: El proyecto, una colaboración intercolegial entre Gutekunst; el profesor asistente de matemáticas Lucas Waddell; Thiago Serral, ex profesor de análisis y gestión de operaciones que ahora enseña en la Universidad de Iowa; y un grupo de investigadores estudiantes, Clara Chaplin, Tsugunobu Miyake y Stanley Gai, comenzó en primavera.
En los meses siguientes, los estudiantes crearon un panel de control de Tableau, extrayendo datos de inscripción históricos para crear una especie de mapa de calor que identifica tendencias en la inscripción para identificar qué clases pueden tener inscriptos mutuos. La herramienta resultó útil para apoyar a la oficina del registrador, creando una forma más fácil de visualizar las tendencias de inscripción.
A partir de ahí, los estudiantes crearon una herramienta web para crear un portafolio de horarios que espaciaban los exámenes para minimizar los desafíos para los estudiantes. El sitio se llama internamente “la herramienta de programación de exámenes”, pero probablemente se llamará BEAST (Bucknell Exam Automated Scheduling Tool) en una futura publicación, según Gutekunst.
Una encuesta de estudiantes de primavera de 2023 en Bucknell ayudó a los investigadores a identificar qué factores eran más importantes en un horario de finales, y estas tendencias, cuando se enfrentan a las políticas y protocolos universitarios, ayudaron a desarrollar el sistema. El equipo del proyecto identificó cuatro “inconvenientes” que se deben evitar en el horario de exámenes de un estudiante, que incluyen:
– Exámenes que se superponen
– Tres exámenes en 24 horas
– Exámenes seguidos
– Un examen nocturno seguido de un examen temprano por la mañana
– Cuatro exámenes en 48 horas
Ahora, un miembro del personal solo tiene que iniciar sesión en el sitio web, hacer clic en “ejecutar” y dejar que la herramienta construya cuatro horarios diferentes. El personal también puede realizar cambios directamente en el horario utilizando la función de arrastrar y soltar, lo que genera un nuevo informe de cuántos estudiantes se ven afectados, lo que permite la comparación en tiempo real de los arreglos.
El impacto: Después de introducir el nuevo sitio web en el proceso de creación del horario de finales, el número de estudiantes con horarios complicados ha disminuido.
En primavera de 2023, el horario de finales causó inconvenientes a 1,182 estudiantes. Pero un año después, 432 estudiantes tuvieron un inconveniente en su horario generado por la herramienta.
“Pasamos de que aproximadamente el 30 por ciento de los estudiantes de Bucknell tuvieran al menos un inconveniente importante en su horario de exámenes a aproximadamente el 11 por ciento”, dijo Gutekunst. “Eliminar tantos de estos como sea posible hará que la semana de exámenes sea mucho menos estresante y más propicia para el éxito estudiantil.”
La mayoría de estos estudiantes tienen exámenes seguidos y “nos sentimos tristes por ellos, pero ahora están más espaciados”, dice Gutekunst.
Un área que vio una mejora significativa fue la cantidad de estudiantes que tenían más de tres exámenes programados en un período de 24 horas. En primavera de 2023, 243 estudiantes tenían tres exámenes en un día, pero en primavera de 2024, solo 54 estudiantes enfrentaron el mismo desafío.
Una distinción importante para Gutekunst fue que la iniciativa no está diseñada para erradicar al personal del registrador, sino más bien para complementar su trabajo y acelerar procesos que anteriormente tomaban horas o días en completarse.
Vince Pellegrini, asistente del registrador de Bucknell, a quien Gutekunst llama un héroe, organiza gran parte del horario de exámenes cada año y anteriormente lo hacía a mano, como resolver un sudoku, optimizando el horario para factores que una computadora no podría ni soñar, como la preferencia de los profesores por las aulas.
La nueva herramienta es distinta en el sentido de que no requiere un científico de la computación ni a ninguno de los miembros del equipo del proyecto para generar los horarios; la oficina del registrador puede usarla de manera independiente y modificar el peso de varios factores según sea necesario, creando un punto de partida optimizado para su trabajo.
Ahora, el equipo de investigadores de Gutekunst se está preparando para publicar y hacer que el sitio web esté más ampliamente disponible como una herramienta de código abierto.
¿Tiene alguna intervención académica que pueda ayudar a otros a mejorar el éxito estudiantil? Cuéntenos sobre ello.