A medida que millones de familias ya han aprendido, la Solicitud Gratuita de Ayuda Federal para Estudiantes de este año puede ser la más fácil de todas. Muchas personas la completan en 15 minutos o menos. Las familias que necesitan ayuda se conectan rápidamente con nuestro centro de llamadas. En las primeras seis semanas de disponibilidad, 3,5 millones de estudiantes ya han enviado sus formularios.
La historia era muy diferente hace un año. Cuando el formulario FAFSA 2024-25 se lanzó en diciembre de 2023, muchos estudiantes y padres tuvieron dificultades para completarlo debido a errores, retrasos e instrucciones confusas. Nuestro centro de llamadas estaba abrumado. El Departamento de Educación de EE. UU. no estaba listo para procesar los formularios FAFSA, lo que obligó a muchas universidades a retrasar las ofertas de ayuda financiera y los plazos de admisión.
Desde que se creó hace más de 30 años, el FAFSA siempre ha sido notoriamente difícil. No solo creaba dolores de cabeza para alrededor de 17 millones de familias cada año, sino que se estima que un millón de estudiantes elegibles para Pell cada año nunca lo completaron, y no hay forma de saber cuántas más personas podrían haberse inscrito en la universidad si hubieran solicitado la ayuda disponible.
Para abordar algunos de estos desafíos, en diciembre de 2020 el Congreso aprobó una ley para diseñar un nuevo FAFSA que obtuviera datos de los registros fiscales federales. Desafortunadamente, implementar esta ley fue tremendamente complejo.
El Departamento de Educación se propuso reemplazar o modernizar más de 20 sistemas informáticos, algunos más antiguos que los padres que completaban el FAFSA, e implementar nuevas reglas de elegibilidad, privacidad y seguridad. Todo este trabajo se realizó con un presupuesto congelado y sin red de seguridad: si el sistema FAFSA no funcionaba, no había alternativas posibles sin otro acto del Congreso. Los estudiantes no podrían recibir ayuda financiera federal.
Esta aproximación es demasiado común en el gobierno federal: el Congreso especifica con gran detalle exactamente qué se debe hacer y cuándo, y las agencias asignan el trabajo entre equipos de personal y contratistas. Antes de que comience la programación, las agencias federales codifican estos detalles en modificaciones de contratos, divulgaciones de privacidad y otros acuerdos legales, cada uno de los cuales requiere meses de pasos procedimentales para enmendar. En contraste, el sector privado utiliza un enfoque más incremental y ágil para el software complejo, lo que permite a los desarrolladores medir su progreso, consultar a los clientes y socios, y ajustar sus planes a medida que avanzan.
La problemática historia del Departamento de Educación de subcontratar funciones clave significaba que no teníamos la experiencia interna necesaria, como gerentes de producto, desarrolladores de software, diseñadores y otros expertos, que cualquier organización necesita para guiar un proyecto tecnológico tan complejo. Era casi imposible para el departamento probar de forma independiente los sistemas o evaluar regularmente el progreso de nuestros contratistas. Y cuando descubríamos trabajo incompleto o lleno de errores, el uso de nuestras herramientas limitadas para responsabilizar a los contratistas a menudo corría el riesgo de provocar retrasos, renegociaciones y protestas justo cuando el proyecto se acercaba a plazos críticos.
Nuestra estrategia para cambiar las cosas tuvo cuatro componentes principales.
En primer lugar, necesitábamos construir un equipo rápidamente. Además del personal dedicado de Ayuda Federal para Estudiantes, reclutamos talento de la Junta de Universidades y de los Servicios Digitales de EE. UU. y aumentamos la capacidad en los contratistas. Contratamos personal senior de tecnología de la información para fortalecer permanentemente el FAFSA. El equipo trabajó noches, fines de semana y días festivos para solucionar los desafíos técnicos y brindar apoyo a los estudiantes y escuelas. Aunque comenzamos a expandir el equipo FAFSA a finales de 2022, en retrospectiva, desearía haber comenzado aún antes y haber expandido aún más rápidamente.
En segundo lugar, implementamos una estrategia sólida de pruebas para poder encontrar errores lo más rápido posible. Antes de lanzar el formulario 2025-26, invitamos a más de 150,000 estudiantes y familias a probar el sistema en versión beta de principio a fin.
En tercer lugar, aumentamos la transparencia con los estudiantes, las familias y nuestros socios. Realizamos llamadas de prensa regulares y compartimos nuestro progreso públicamente. Informamos regularmente a los socios externos y solicitamos su ayuda para identificar problemas y apoyar a los asesores de ayuda financiera. También aumentamos drásticamente el personal en nuestros centros de llamadas. Los tiempos de espera, que solían ser de 15 a 20 minutos, con altas tasas de abandono, ahora promedian menos de un minuto.
Finalmente, por primera vez, proporcionamos más de $50 millones para que universidades, distritos escolares y organizaciones sin fines de lucro procesen las solicitudes de FAFSA y aumenten las tasas de presentación de estudiantes, especialmente aquellos en comunidades desatendidas.
Todos estos esfuerzos dieron sus frutos: este otoño, más estudiantes recibieron ayuda financiera federal que hace un año. Actualmente, el 94 por ciento de los que envían un formulario 2025-26 dicen estar satisfechos con su experiencia.
Sin embargo, nuestro trabajo no ha terminado. A pesar de entregar ayuda financiera a más estudiantes en general, estamos sirviendo alrededor del 2 al 3 por ciento menos de los recientes estudiantes de secundaria. Necesitamos hacer que el formulario sea más fácil para los estudiantes y las universidades, incluso permitiendo a las universidades enviar lotes de correcciones a la vez. Y el departamento necesita lanzar el formulario del próximo año a tiempo el 1 de octubre.
Ahora tenemos un equipo de expertos en carrera con las capacidades necesarias para continuar guiando el FAFSA hacia el futuro. La administración entrante heredará un sistema que funciona bien y tendrá el tiempo y los recursos que necesitan para cumplir con ese plazo.
Ninguna revisión de un sistema complejo, especialmente un sistema gubernamental que ha existido durante décadas, es fácil, y la causa de esos desafíos nunca es sencilla. Pero los cambios resultantes serán clave para ayudar a millones más de estudiantes a alcanzar sus sueños.
James Kvaal es el subsecretario de educación de EE. UU.