El encuentro anual del Foro Económico Mundial, comúnmente conocido como Davos, da la bienvenida a más de 3.000 líderes globales de negocios, política y sociedad civil cada enero en la ciudad suiza homónima. Se reúnen para abordar temas urgentes como el cambio climático y los desafíos económicos y geopolíticos. Davos, que comienza el lunes y se extiende hasta el viernes, fue iniciado en 1971 por el economista alemán Klaus Schwab, quien inicialmente lo nombró el Simposio Europeo de Gestión.
Severin Podolak, jefe de gestión de eventos y operaciones del Foro Económico Mundial desde 2021, ayuda a diseñar el evento, gestionarlo y garantizar su éxito general. Antes de asumir este cargo, el Sr. Podolak ocupaba un cargo similar en el Grupo Swiss Re, una compañía de reaseguro con sede en Zurich. Tiene más de 20 años de experiencia en eventos y hospitalidad.
“Me encargo de los detalles más minuciosos de la reunión y soy la persona que se asegura de que la tecnología funcione, de que las habitaciones estén lo suficientemente cálidas y de que todos estén bien alimentados”, dijo. La programación de las sesiones, el alojamiento para los asistentes y el transporte de ida y vuelta a Davos también están bajo la responsabilidad del Sr. Podolak.
Fue atraído por el puesto, dijo, porque tiene pasión por “orquestar eventos impactantes que impulsen un cambio global”.
“La misión del foro de mejorar el estado del mundo a través de la colaboración multi-stakeholder resuena profundamente con mis valores profesionales”, dijo el Sr. Podolak.
Davos, la reunión más grande del foro, se lleva a cabo en tres lugares: el Centro de Congresos; Kurpark Village, un chalet de madera temporal de casi 65,000 pies cuadrados que debutó en 2024; y el Estadio de Hielo de Davos, donde se juega al hockey. Colectivamente, son conocidos como la Zona Segura y están a cinco minutos a pie el uno del otro.
El Sr. Podolak dijo que la reunión abarcaba más de 500 sesiones durante cinco días, de 8:30 a.m. a 9 p.m. Las sesiones incluyen paneles sobre temas globales como sostenibilidad, inteligencia artificial y el estado de la democracia en todo el mundo, así como discusiones exclusivas en grupos pequeños y para resolver problemas.
“Cada sesión, ya sea un desayuno, una cena o un discurso a un gran grupo, tiene un propósito”, dijo. “Nada de lo que organizamos es solo para hacer contactos, aunque eso termina sucediendo”. Señaló que las organizaciones e individuos que asisten a la reunión planifican las fiestas posteriores y otros eventos sociales, no el Foro Económico Mundial.
La planificación de la reunión es un esfuerzo de un año para un equipo interno de 15 personas. “Tan pronto como termina un Davos, comenzamos a planificar el siguiente y nos reunimos semanalmente hasta dos meses antes, cuando comenzamos a reunirnos todos los días, a veces varias veces al día”, dijo.
La siguiente entrevista se realizó por video y ha sido editada y resumida.
¿Puedes ampliar más sobre lo que hace tu equipo para Davos?
La principal responsabilidad del equipo de eventos es desarrollar el concepto general del evento y coordinar los diferentes colaboradores, incluidos los contratistas internos y externos. Planificamos el evento, negociamos contratos con proveedores, nos aseguramos de que se cumpla el presupuesto y gestionamos las relaciones con diferentes partes interesadas.
Nuestro equipo es responsable de toda la infraestructura y la fuerza laboral del evento, contratando alojamientos y proporcionando logística completa para participantes y personal, incluido el transporte. También creamos el concepto de alimentos y bebidas, gestionamos el transporte de carga y material, y manejamos la logística de las sesiones. Esto significa asegurar que cada sala de sesión esté equipada y configurada de acuerdo con los requisitos de la siguiente sesión. Esto también incluye la gestión de aspectos tecnológicos como la configuración de audio y visual.
Después del evento, nuestro trabajo es asegurarnos de que se recopilen los comentarios relevantes y se incorporen los hallazgos en el concepto del evento del próximo año.
¿Qué criterios utilizas para cambiar cómo se organiza Davos cada año?
La experiencia de los asistentes, por supuesto, es crucial. Tenemos personal en el terreno que recopila comentarios de los asistentes en el lugar y realiza cambios para el año siguiente en consecuencia. En los últimos años, los participantes nos han dicho que querían lugares en nuestros recintos para tener reuniones informales entre sesiones. En respuesta, este año, tenemos salas de estar con mesas de diferentes tamaños y sofás y estaciones de comida y bebida donde la gente puede reunirse.
¿Cómo aseguras la seguridad en múltiples eventos y ubicaciones?
Hay alrededor de 5,000 personas de seguridad en el lugar durante Davos, incluidos el ejército suizo, la policía y empleados de empresas de seguridad privada. Algunos oficiales están uniformados y otros no, pero la seguridad es visible y hay múltiples controles en todo el lugar.
¿Cómo diseñas la agenda para proporcionar una asignación equilibrada de tiempo?
Intentamos asegurarnos de que cada sesión aborde un tema relevante y tenga equilibrio y diversidad. Las sesiones duran aproximadamente de 45 minutos a una hora e incluyen una mezcla de personas de diferentes países, géneros e industrias.
¿Cómo te aseguras de que los eventos comiencen y terminen a tiempo?
Llegar tarde no es una opción porque transmitimos en vivo más del 50 por ciento de las sesiones. Las comenzamos a tiempo incluso si la sala no está llena o si la gente todavía está entrando. A veces, se extienden, pero los moderadores se encargan de esto, y tenemos al menos 45 minutos entre sesiones para limpiar la sala y preparar la siguiente sesión.
¿Dónde se alojan los asistentes y cuáles son los arreglos para transportarlos desde sus hoteles a los eventos?
Tenemos contratos con más de 45 hoteles en Davos y la ciudad vecina de Klosters. La mayoría reserva alojamiento con nosotros al registrarse. Tenemos cuatro líneas de autobuses que conectan los diversos hoteles con los lugares del evento. Además, todos los asistentes tienen acceso al transporte público gratuito desde y hacia los lugares del evento.
¿Cómo manejas cualquier problema médico que pueda surgir?
Tenemos una enfermería en el Centro de Congresos con médicos en el lugar todo el día para cualquier cosa que pueda ocurrir.
Has dicho que la sostenibilidad es una prioridad al organizar el evento. ¿Puedes compartir más detalles?
La sostenibilidad está en el núcleo de la organización y tenemos muchas iniciativas para ser lo más ecológicamente responsables posible. Nuestra calefacción se proporciona solo con pellets de madera locales. No usamos petróleo ni gas. Usamos solo iluminación LED y la mayoría de nuestra flota de transporte son vehículos eléctricos.
Respecto a la comida, utilizamos tecnología de inteligencia artificial para determinar cuánto queda sin comer y qué se puede salvar. Donamos todo lo que podemos salvar a una organización benéfica local, 4Reasons, que gestiona un restaurante emergente durante Davos que está abierto para todos. No hay costo para comer, pero se solicita una donación.
¿Qué te mantiene despierto por la noche durante Davos? ¿De qué te preocupas más?
En Davos, los días son largos y la carga de trabajo puede ser pesada. Por la noche, generalmente estoy tan exhausto que duermo como una piedra. Davos es el resultado de un año de preparación con un equipo muy competente, y tengo la confianza de que tenemos control sobre lo que podemos manejar.
Sin embargo, en un evento complejo con tantos participantes y elementos móviles, no es posible predecir todo. Por lo tanto, mis esfuerzos se centran en cómo podemos manejar mejor las situaciones impredecibles. En última instancia, mis principales preocupaciones son sobre el equipo: mantenerlos sanos y equilibrar su trabajo durante el evento es de suma importancia.
¿Puedes hablar sobre la fecha de Davos, que comienza el día de la inauguración presidencial de EE.UU.?
Sabemos que la inauguración significa que puede haber una presencia política menor de EE.UU. en la reunión. Este año, no sabemos qué sucederá porque los funcionarios del gobierno tienen hasta la fecha antes del evento para registrarse. Sin embargo, todavía asisten un fuerte contingente de líderes empresariales y medios de comunicación de EE.UU.