Si alguna vez has sido empleador o empleado en Estados Unidos, es probable que hayas completado, o al menos visto, un formulario W-2. Esto se debe a que este formulario es utilizado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) para estimar la retención de impuestos. Si ganaste salarios o compensación tributable superior a $600, deberías recibir un W-2. Los empleadores están obligados a enviarlos, ya sea por correo o electrónicamente, antes del 31 de enero del año en que se deben los impuestos.
El IRS se refiere al Formulario W-2 como el Estado de Salarios e Impuestos. Este documento resume tus ingresos del año fiscal y rastrea los impuestos sobre el ingreso, Seguro Social y Medicare que se retuvieron. Dado que un W-2 registra la cantidad de impuestos que ya has pagado, es un documento importante para completar tu declaración de impuestos federales. Además de reportar cuánto retuvo tu empleador en impuestos sobre nómina, a veces referidos como impuestos FICA, tu W-2 proporciona información fiscal sobre otras compensaciones como seguro de salud proporcionado por el empleador, contribuciones a planes de jubilación y de ahorro de salud, beneficios por cuidado de dependientes, y más. Tu empleador debe enviarte a ti y al IRS un formulario W-2 con fines fiscales. Los empleadores que tengan 10 o más Formularios W-2 están obligados a presentar declaraciones de información electrónicamente al IRS. Es posible que escuches algún lenguaje confuso sobre Copia A, B y C del formulario W-2, pero esto simplemente se refiere a duplicados del mismo formulario. La Copia A es para que tu empleador la presente al IRS, la Copia B es para que la presentes con tu declaración de impuestos, y la Copia C es información fiscal para tus archivos. También puede incluirse una Copia 2 de tu formulario W-2 que refleje cualquier impuesto sobre el ingreso estatal, municipal o local retenido. Los empleadores también son responsables de presentar un Formulario W-3 para cada uno de sus empleados con W-2 ante la Administración del Seguro Social (SSA) para determinar el impuesto del Seguro Social y los beneficios obtenidos. Aunque tu empleador presenta un W-2 asociado con tu número de Seguro Social al IRS, también eres responsable de incluir una copia con tu declaración de impuestos individual.
Si hay un error en tu W-2, como una cantidad incorrecta o un nombre mal escrito, señala el error a tu empleador y solicita un formulario corregido. Puede llevar tiempo y ser una molestia, pero si implica una cantidad significativa o un gran error, el IRS podría imponer una multa a tu empleador. Vale la pena esperar el formulario corregido por tu propia tranquilidad también. Si el ingreso tributable en tu declaración federal o estatal no coincide con lo que aparece en tu Formulario W-2, podría desencadenar una auditoría del IRS. El IRS tiene instrucciones para completar un formulario suplementario en caso de que no recibas tu W-2 corregido antes de la fecha límite de presentación de impuestos. Si las retenciones de tu W-2 fueron mayores que tu obligación tributaria del año, el IRS te emitirá un reembolso. Pero si no quieres esperar hasta la temporada de impuestos para recuperar tu propio dinero la próxima vez, trabaja con tu empleador para corregir y ajustar tus retenciones.
Tu empleador está obligado a enviar tu W-2 por correo antes del 31 de enero, pero eso no significa que lo recibirás para esa fecha. Espera hasta mediados de febrero antes de hacer un seguimiento y verifica si tienes acceso a una copia en línea o a través de tu departamento de recursos humanos. Si no tienes tu formulario W-2 para finales de febrero y tu empleador ha sido poco receptivo, puedes contactar al IRS al 800-829-1040. Ellos harán un seguimiento con tu empleador y te enviarán un formulario sustituto para completar tus impuestos.
¿Cuál es la diferencia entre un formulario de impuestos W-2 y un Formulario W-4? Los formularios W-2 y W-4 son fáciles de confundir, pero un W-2 es un formulario que tu empleador completa que informa cuánto has ganado y la cantidad retenida para fines de impuestos federales y estatales. Un Formulario W-4 es uno que completas y que le dice a tu empleador cuánto impuesto retener. Un W-4, también referido por el IRS como Certificado de Retenciones del Empleado, le indica a la empresa o pequeño negocio para el que trabajas cuánto te gustaría que se retenga para impuestos, dependiendo de tu estado civil, cuántos hijos tienes y otra información.
Todos los empleados con salarios o compensación tributable superior a $600 deberían recibir un W-2. Algunos empleados incluso pueden recibir varios W-2 si trabajaron en más de un empleo durante el año calendario. La excepción a esta regla son los contribuyentes autónomos, como contratistas independientes, trabajadores de conciertos o freelancers. A menos que estén definidos como empleados estatutarios, estos trabajadores reciben un Formulario 1099 en lugar de un formulario W-2. Debido a que no tienen impuestos federales retenidos, estos contribuyentes pueden utilizar el 1099 para calcular sus ingresos tributables y estimar cualquier obligación tributaria restante.
Si bien es responsabilidad de tu empleador presentar un W-2 (y un W-3) al IRS y a la Administración del Seguro Social, también deberás presentar uno con tu declaración de impuestos federal y estatal. La excepción es si ganaste menos de $600, en cuyo caso el IRS no requerirá un W-2, pero aún alienta a los contribuyentes a informar los ingresos. Los contratistas independientes y freelancers presentan el Formulario 1099 en lugar del Formulario W-2, que detalla sus ingresos tributables y otras compensaciones del año fiscal.