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¿En qué se diferencia el proceso de integración de empleados del proceso de orientación de empleados?
Comenzar un nuevo trabajo puede ser igualmente emocionante y estresante para un nuevo empleado. Independientemente de su experiencia previa y conocimientos generales, entrar en un nuevo lugar de trabajo y esperar que sepan todo es irrealista y puede causar un estrés significativo a los nuevos empleados. Por esta razón, y por muchas otras, someterse a un proceso de integración y orientación tan pronto asumen su nuevo puesto es esencial. Aunque estos dos términos a menudo se utilizan indistintamente, ciertamente existen diferencias entre la integración y la orientación que debe conocer. Este artículo profundiza en estos procesos, explorando sus beneficios, aclarando cómo se diferencian uno del otro y ofreciendo las mejores prácticas para su implementación.
¿Qué es la orientación de empleados?
La orientación de empleados se refiere a la introducción inicial de un empleado a su nuevo lugar de trabajo. Durante este proceso, los nuevos empleados son presentados a las políticas, cultura e historia de la organización, se familiarizan con los procedimientos y roles de trabajo, completan la documentación necesaria y conocen a sus colegas y supervisores. De esta manera, se acostumbran a su nuevo entorno y reciben los conocimientos básicos que necesitan para ser productivos lo más rápido posible.
Beneficios de la orientación de empleados
La orientación de empleados tiene varios beneficios, quizás el más importante sea la mejora de la productividad. La orientación brinda a los empleados las herramientas que necesitan para comenzar a ser productivos de inmediato en sus nuevos puestos y aportar valor a la organización. Al mismo tiempo, sentirse apoyado desde el primer día aumenta los niveles de compromiso, motivando a los empleados a dar lo mejor de sí mismos. Como resultado, las tasas de retención también son significativamente más altas, ya que los empleados son más propensos a permanecer en una organización que brinda un amplio apoyo y capacitación. Además, la orientación promueve una comprensión más profunda y adecuada de la cultura corporativa, acelerando la integración de los nuevos empleados y ayudándoles a conectar con sus colegas. Por último, la orientación reduce significativamente el estrés y la ansiedad que a menudo se asocian con comenzar un nuevo trabajo, proporcionando claridad cuando los nuevos empleados más la necesitan.
¿Qué es la integración de empleados?
La integración de empleados se refiere a un proceso integral diseñado para ayudar a los nuevos empleados a hacer la transición a un nuevo puesto. Implica numerosos pasos y etapas, como la formación específica del puesto, inmersión cultural, integración en la empresa y tareas administrativas esenciales. Por diseño, la integración puede llevar mucho tiempo para concluir, desde unos pocos meses hasta un año completo. El propósito final de la integración es que los empleados se integren completamente en su nuevo entorno laboral y estén equipados con los conocimientos, herramientas y recursos necesarios para tener éxito.
Beneficios de la integración de empleados
La integración es un proceso verdaderamente beneficioso tanto para las empresas como para sus empleados, maximizando la experiencia laboral de diversas maneras. Al igual que la orientación de empleados, la integración tiene un efecto particularmente positivo en el compromiso y la productividad de los empleados. Un proceso de integración bien estructurado no solo hace que los nuevos empleados se sientan valorados y apoyados, sino que también los capacita para abordar sus nuevos roles con confianza e iniciativa. Además, la integración mejora la experiencia del empleado al aclarar las expectativas y ayudarles a establecer objetivos que apoyarán su desarrollo al tiempo que se mantienen alineados con la misión y visión de la empresa. Por último, es importante recordar que una estrategia integral de integración garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, los protocolos de seguridad y los procesos internos, reduciendo así el riesgo de errores y posibles consecuencias legales.
Integración de empleados vs. Orientación
Cuando nos centramos solo en sus definiciones, puede parecer que la orientación de empleados y la integración son procesos bastante similares. Sin embargo, solo es necesario profundizar un poco en cómo funcionan para comprender que de hecho existen diferencias entre ellos. Veamos cuáles son esas diferencias.
Propósito
Un factor clave al hablar de integración vs orientación es el propósito general que sirven. Comenzando por la orientación, su objetivo es presentar a los empleados a su nueva empresa y rol, proporcionando información esencial sobre la cultura, políticas, procedimientos y expectativas iniciales específicas del rol. Su objetivo es dar la bienvenida a los empleados a su nuevo entorno de trabajo y hacerlos sentir cómodos. Por otro lado, la integración se centra más en alinear las necesidades, metas y expectativas del nuevo empleado con la cultura general de la empresa, así como con la misión y visión. A través de un proceso largo de formación e inmersión, la integración busca preparar completamente a los nuevos empleados para sobresalir en sus nuevos puestos.
Duración
El tiempo que se tarda en completar cada uno de estos procesos realmente los distingue. La orientación es típicamente un evento único que dura desde unas pocas horas hasta un par de días. En contraste, la integración es un proceso particularmente largo y detallado que, dependiendo de la empresa y la complejidad del rol, puede durar desde unas pocas semanas o meses hasta casi un año.
Enfoque
Como se mencionó anteriormente, la orientación y la integración se centran en diferentes aspectos de la experiencia laboral, siendo la primera más general y la segunda más detallada. Específicamente, la orientación se centra en información general sobre la empresa, el departamento y el rol específico, dando al nuevo empleado una visión general de la organización. La integración, sin embargo, profundiza en la formación específica del puesto, cultura y misión organizativa, dinámicas de equipo, construcción de relaciones, objetivos y expectativas, así como integración cultural.
Formato
La naturaleza breve y general de la orientación de empleados significa que la mayoría de la información se comparte a través de presentaciones, videos y materiales escritos. Estos recursos estandarizados garantizan que todos los nuevos empleados reciban una introducción uniforme a la organización y la información esencial que necesitan conocer. Debido a su duración y complejidad, los recursos utilizados para la integración son más diversos. Su formato puede incluir desde reuniones formales e informales con supervisores y recursos humanos hasta sesiones de formación, presentaciones, mentoring, actividades de construcción de equipos, sesiones de retroalimentación y más.
Qué implica
Finalmente, los pasos completados durante cada proceso difieren significativamente. Durante la orientación, los empleados son recibidos en la empresa por su supervisor directo y quizás el representante de recursos humanos, reciben una visión general de la cultura, valores, misión y visión de la empresa, exploran algunas de las políticas y procedimientos básicos que necesitan conocer, completan la documentación necesaria y configuran sus cuentas, y finalmente conocen a los miembros de su equipo y empleados de otros departamentos. La integración se centra en la formación específica del puesto, establecimiento de objetivos y alineación con los objetivos estratégicos de la empresa, establecimiento de expectativas, sesiones regulares de retroalimentación, mentoring y apoyo continuo, integración cultural y actividades de construcción de relaciones, y planes de compromiso y desarrollo a largo plazo.
Consejos para la orientación y la integración de nuevos empleados
¿Cómo puedes hacer que la integración y la orientación sean más atractivas y efectivas para tus empleados? Aquí tienes algunos consejos para hacerlo bien.
Hazlo divertido
El hecho de que la orientación y la integración sean procesos corporativos no significa que no puedan ser agradables para los empleados. De hecho, introducir un elemento de ligereza y entretenimiento puede llevar a niveles más altos de compromiso y mejores resultados generales. Pero, ¿cómo puedes hacer que la introducción al lugar de trabajo sea divertida? Primero, asegúrate de incorporar elementos interactivos a lo largo del proceso, como juegos, actividades de construcción de equipos y discusiones en grupo. O puedes agregar multimedia como videos, cuestionarios y simulaciones para romper la monotonía de los materiales escritos. Finalmente, celebra hitos importantes y reconoce el progreso de tus empleados.
Pide retroalimentación
La orientación y la integración son procesos colaborativos que deben involucrar activamente al empleado. Lo que queremos decir con eso es que debes revisar continuamente con los nuevos empleados para evaluar cómo está progresando su integración, recopilar comentarios sobre lo que piensan del proceso de orientación y/o integración, y determinar si se necesitan ajustes para obtener mejores resultados y una mayor satisfacción. Para lograrlo, debes realizar encuestas, mantener reuniones informales uno a uno y brindar diversos canales de comunicación. Lo más importante, fomenta un ambiente abierto y de confianza que motive a los empleados a expresar sus opiniones y preocupaciones.
Sigue evolucionando
Una empresa exitosa se asegura de mantenerse al día con las últimas tendencias de su industria para poder adaptar sus procesos en consecuencia. Lo mismo se aplica a la estrategia de integración y orientación de tu organización. Es esencial que te mantengas al tanto de las últimas mejores prácticas, como implementar la integración virtual o utilizar simulaciones para maximizar los resultados de la formación. Los comentarios de los nuevos empleados también pueden ser valiosos para la mejora continua de estos procesos. Además, establecer métricas que midas regularmente revelará la efectividad de tus estrategias de integración y orientación y resaltará formas de maximizar sus resultados.
Involucra a más personas
Las organizaciones a menudo creen que la integración y la orientación solo deben involucrar al nuevo empleado, a su supervisor directo y al departamento de recursos humanos. Sin embargo, si quieres aprovechar al máximo estos procesos, es mejor crear un sistema de apoyo más amplio para los empleados. Por ejemplo, podrías pensar que los empleados pueden interactuar con otros departamentos más adelante, pero cuanto antes suceda esto, más comprensión comprensiva tendrán de la empresa. Además, puedes establecer un sistema de compañeros, asignando a un miembro del equipo para enseñar al nuevo empleado los entresijos del equipo. De esta manera, los nuevos empleados disfrutarán de un sentido de pertenencia y comunidad que mejorará su compromiso.
Desarrolla procesos estándar
Aunque hablamos de la importancia de incluir al nuevo empleado en la integración y orientación y de tener en cuenta sus opiniones, aún necesitas tener procesos estándar establecidos. Es decir, debes establecer listas de verificación y utilizar materiales estandarizados, especialmente para cosas como políticas de empresa y cumplimiento. Si tienes un punto de referencia, será más fácil racionalizar el proceso incluyendo los pasos que mejor se adapten a las necesidades de tu organización y ajustar según sea necesario. Además, considera invertir en software de integración que te ayude a automatizar tareas repetitivas, dejando más tiempo para desarrollar actividades que mantengan a los nuevos empleados felices y comprometidos.
Evita que sea abrumador
Es comprensible que tengas mucho terreno que cubrir durante las primeras etapas del empleo de un nuevo empleado. Sin embargo, si intentas abarcarlo todo en una sola sesión o módulo de formación, corres el riesgo de abrumar y confundir a tus empleados. Es importante priorizar el contenido y dividirlo en sesiones de formación e información más pequeñas, dando a los empleados tiempo adecuado entre ellas para comprenderlo. Las conversaciones informales también pueden apoyar la comprensión y proporcionar descansos muy necesarios. Por último, puedes crear una biblioteca de recursos donde los empleados puedan acceder y revisar libremente cualquier información que necesiten, cuando la necesiten.
Conclusión
En el mundo empresarial, la orientación y la integración a menudo se confunden por ser lo mismo. Sin embargo, estos procesos igualmente importantes sirven para diferentes propósitos y deben ser vistos como conceptos separados. La orientación es una introducción breve y de alto nivel al nuevo entorno, mientras que la integración se sumerge en la organización y el rol, preparando minuciosamente a los nuevos empleados para sus nuevas responsabilidades. Al comprender las diferencias entre la integración y la orientación, puedes maximizar su efectividad, creando una impresión inicial atractiva y valiosa para los nuevos empleados y ayudándoles a aportar valor a tu organización.
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