Como más y más empresas se suman al talento global, el trabajo remoto se está volviendo cada vez más común. Con empleados trabajando fuera de la oficina, ya sea de forma permanente o en un horario híbrido, el concepto de incorporación también está tomando una forma virtual. Pero, ¿qué es la incorporación virtual y cómo se puede implementar con éxito? En esta guía completa, encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la incorporación virtual, incluyendo sus ventajas y desventajas, estrategias para una implementación efectiva y mejores prácticas.
Antes de entrar en los detalles de esta guía, definamos la incorporación virtual. La incorporación por sí sola se refiere al proceso de dar la bienvenida a los nuevos empleados en una organización y proporcionarles toda la información que necesitan para empezar con el pie derecho. Eso incluye los valores, misión, visión y procesos principales de la organización, así como información específica del rol que ayuda a los nuevos empleados a comprender y cumplir mejor con sus nuevas responsabilidades. La incorporación virtual significa que este proceso largo y de múltiples pasos se lleva a cabo completamente en línea utilizando herramientas digitales, como plataformas de incorporación, software de conferencias web, sistemas de gestión del aprendizaje, recorridos virtuales y más.
En un mundo donde cada vez más empleados trabajan de forma remota, la incorporación virtual no solo es importante, sino necesaria. Simplemente porque un empleado no trabaja en el espacio físico de tu organización no significa que no pueda ser parte de la cultura corporativa. La incorporación virtual se asegura de que todos los empleados estén alineados con los objetivos y valores de su negocio, independientemente de su ubicación. Además, un proceso de incorporación virtual exitoso mejora el compromiso y la retención, haciendo que los empleados se sientan valorados y conectados a una comunidad más grande. Finalmente, construir una sólida estrategia de incorporación virtual capacita a las empresas para aprovechar un pool de talento más grande, ayudándolas a impulsar el éxito y la innovación.
Dependiendo de la industria o posición, los detalles de un proceso de incorporación virtual pueden diferir. Sin embargo, hay algunos componentes que son más comunes que otros. Veamos algunos de ellos:
Formularios TD1: se trata de una colección de formularios de impuestos obligatorios que los empleados completan al comienzo de su empleo para calcular con precisión sus deducciones fiscales.
Número de Seguro Social: los empleados deben compartir su número de Seguro Social con sus empleadores, así como otros documentos necesarios para la nómina y el mantenimiento de registros.
Manual del empleado: esta guía describe las políticas, procedimientos, reglas, cultura y otra información importante que los nuevos empleados deben conocer y cumplir.
Contrato del empleado: este acuerdo estándar describe los términos y condiciones del empleo, incluido el rol laboral, la compensación, las horas de trabajo, etc.
Materiales de capacitación: una gran parte de la incorporación virtual es la capacitación de empleados. Por lo tanto, los empleados deben tener acceso a materiales de capacitación, como módulos de eLearning, videos y presentaciones.
1. Aprovechar las herramientas de automatización
La automatización puede marcar una gran diferencia en la optimización del proceso de incorporación, asegurando que tus líderes de equipo, equipo de recursos humanos y nuevos empleados no pierdan tiempo en tareas administrativas repetitivas y largas. Al invertir en las herramientas adecuadas, puedes evitar errores e información faltante, programar recordatorios para eliminar retrasos y garantizar una experiencia de incorporación suave y consistente para todos los nuevos empleados.
2. Personalizar la experiencia de incorporación
Además de optimizar procesos, las herramientas de automatización y análisis de datos se pueden utilizar para personalizar la experiencia de incorporación. Específicamente, al analizar los comentarios y datos específicos que obtienes de las herramientas digitales utilizadas durante la incorporación virtual, puedes identificar cómo ajustar el proceso para adaptarse mejor al rol del nuevo empleado, lagunas de conocimiento, expectativas y preferencias de aprendizaje. De esta manera, puedes hacer que la incorporación virtual sea más atractiva e impactante.
3. Utilizar contenido de video interactivo
La mayoría de los procesos de incorporación virtual se basan en videos como una alternativa atractiva a las presentaciones tradicionales y al material escrito. Pero estos pueden volverse rápidamente cansadores si no son interactivos. Trata de mezclar materiales visuales combinando videos en vivo con videos pregrabados para proporcionar a los nuevos empleados una experiencia de incorporación virtual dinámica y atractiva que mantendrá su interés y transmitirá efectivamente la información necesaria.
4. Implementar el aprendizaje gamificado
Incorporar la gamificación en los módulos de aprendizaje de la estrategia de incorporación virtual de tu organización puede mejorar significativamente el compromiso de los empleados. Esto se logra aprovechando elementos como tablas de clasificación, sistemas de puntos y medallas, que motivan a los empleados a participar en el proceso de incorporación y progresar tanto como sea posible y tan rápido como sea posible. Sin mencionar que la gamificación hace que el proceso sea mucho más divertido, mejorando aún más la calidad general de la experiencia de incorporación.
5. Conectar a las personas con mentores digitales
Por lo general, la incorporación en persona implica emparejar a los nuevos empleados con colegas más experimentados que puedan mostrarles los entresijos del trabajo. Este sistema de compañeros también se puede aplicar en la incorporación virtual. Solo que esta vez, los compañeros o mentores son digitales. La comunicación se realiza en línea a través de plataformas de videoconferencia, documentos colaborativos en línea, herramientas de gestión de proyectos y muchos más. Los mentores digitales ayudan a reducir la ansiedad de los nuevos empleados al proporcionar orientación y responder preguntas que surgen al comenzar un nuevo trabajo.
6. Fomentar las conexiones sociales
Es importante recordar que un proceso de incorporación en línea exitoso también debe incluir comunicación más allá de los temas relacionados con el trabajo. Los colegas necesitan interactuar a un nivel más personal para mejorar el trabajo en equipo y la camaradería. Dado que la comunicación informal no es tan fácil para los empleados remotos, le corresponde a la empresa iniciar estas interacciones sociales. Por ejemplo, puedes comenzar organizando encuentros virtuales y actividades de construcción de equipo que animen a los empleados a conocerse mutuamente.
7. Mejorar la comunicación con herramientas digitales
La comunicación efectiva es esencial para los empleados remotos, incluso si hay cientos de kilómetros que los separan. Para que esto suceda, las organizaciones deben invertir en plataformas de comunicación integrales que permitan a los empleados interactuar en tiempo real con sus colegas. Además, debes proporcionar a los empleados diferentes canales de comunicación, como correos electrónicos, mensajes directos, notas de voz, etc., para adaptarse a las preferencias de cada trabajador y a las necesidades de la situación.
8. Crear un centro de recursos en línea
Los empleados remotos deben poder acceder fácilmente a recursos relacionados con su incorporación cuando los necesiten. Eso significa que las organizaciones deben desarrollar una plataforma en línea centralizada que contenga todos los documentos, manuales, guías prácticas, materiales de aprendizaje y otros recursos clave que los empleados puedan necesitar. No te olvides de organizar estos de una manera que facilite la navegación para todos los usuarios, especialmente para los nuevos.
9. Programar reuniones de seguimiento virtuales
Es esencial que los líderes y gerentes se mantengan en contacto regular con los empleados que actualmente están pasando por la incorporación. Puedes programar reuniones semanales o quincenales para verificar su progreso y abordar cualquier pregunta o inquietud que puedan tener. Además, asegúrate de proporcionarles canales de comunicación alternativos para que puedan comunicarse contigo fuera de estas reuniones planificadas. De esta manera, se sentirán apoyados durante todo el proceso de incorporación.
10. Crear un espacio de trabajo de realidad virtual
Los nuevos empleados ciertamente se beneficiarán de un recorrido de realidad virtual (VR) del espacio de trabajo físico, incluso si han sido contratados en un modelo de trabajo estrictamente remoto. Quizás visiten la oficina más adelante, o haya discusiones sobre una transición potencial a un trabajo híbrido. En cualquier caso, familiarizarse con el espacio les ayudará a sentirse más cerca de sus colegas y a adaptarse a su nuevo entorno laboral de forma más fluida.
11. Oportunidades de aprendizaje asincrónico
Aunque la incorporación virtual no difiere mucho de la incorporación en persona, ofrece una ventaja única que debes aprovechar: la flexibilidad. Las herramientas digitales y los módulos de aprendizaje en línea a los que acceden los nuevos empleados son ideales para un viaje de desarrollo profesional autoguiado. Las oportunidades de aprendizaje asincrónico no limitan a los empleados a las horas de trabajo de oficina, lo que les permite enriquecer sus conocimientos a su propio ritmo y horario.
12. Videos de bienvenida personalizados
No importa cuán estandarizada sea, la incorporación debe tener un toque personal para ayudar a que los nuevos miembros del equipo se sientan realmente bienvenidos. Una excelente manera de lograrlo durante la incorporación virtual es a través de videos de bienvenida personalizados que los nuevos empleados recibirán en su primer día de trabajo. Los videos pueden presentar a sus gerentes y/o miembros del equipo expresando su cálida bienvenida, haciéndolos sentir apreciados desde el primer día.
¿Cuáles son los beneficios de la incorporación virtual?
Invertir en la incorporación virtual de empleados se ha convertido en una tendencia en el mundo empresarial con buenos fundamentos. Veamos algunos de los beneficios que están animando a más y más empresas a adoptar esta estrategia de incorporación.
Impulsa la retención de empleados
Cuanto más inviertas en dar la bienvenida a los nuevos empleados y prepararlos para el éxito, más comprometidos se vuelven con su nuevo rol y tu empresa en general. Los empleados a los que se les ofrecen amplias oportunidades de aprendizaje que garantizan su desarrollo profesional futuro son más propensos a quedarse con un empleador durante más tiempo.
Mejora el compromiso
Una experiencia de incorporación virtual bien estructurada y completa es vital para fomentar el compromiso de los empleados dentro de tu organización. Al crear experiencias interactivas e impactantes durante la fase de incorporación, los empleados se sienten motivados para explorar los recursos disponibles y conectarse con el equipo, así como con la misión, visión y valores de la empresa.
Mejora la productividad
La productividad no sucede tan rápido para los nuevos empleados que primero necesitan explorar los entresijos de sus roles. Sin embargo, una incorporación virtual efectiva no solo reduce el tiempo que los empleados necesitan para volverse productivos, sino que también garantiza que se desempeñen bien. Esto se logra a través del acceso sin obstáculos a recursos valiosos que les proporcionan la información que necesitan cuando la necesitan.
Asegura la flexibilidad
Es fácil entender que a los empleados que trabajan de forma remota les gusta la flexibilidad que ofrece este modelo de trabajo. La incorporación virtual mantiene esa flexibilidad al permitir que los empleados completen sus diversas etapas y fases a su propio ritmo y según sus preferencias. Por ejemplo, pueden seleccionar materiales de aprendizaje en sus formatos preferidos y completarlos en varios dispositivos.
Reduce los costos organizativos
Hay numerosos costos asociados con la incorporación en persona. Para mencionar solo algunos, las organizaciones deben cubrir gastos como alojamiento para instructores, tarifas de lugar, costos de materiales impresos y mucho más. En contraste, la incorporación virtual elimina la mayoría de estos gastos, ya que la mayoría de las actividades se realizan en línea. Como resultado, es una solución más rentable para las empresas.
Acelera el aprendizaje
Una incorporación bien diseñada puede impactar significativamente la velocidad con la que los nuevos empleados absorben y aplican nuevos conocimientos. Parte de eso se basa en el uso de herramientas digitales que mejoran los resultados del aprendizaje y ofrecen oportunidades de aprendizaje en un entorno sin estrés, como cuestionarios y simulaciones. Además, los empleados que se incorporan en línea parecen aprender a un ritmo más rápido debido a que están en la comodidad de sus propios hogares en lugar de una oficina desconocida.
Utiliza tecnología avanzada
El último beneficio de la incorporación virtual a tener en cuenta es su capacidad para aprovechar tecnología de video avanzada y herramientas digitales. Plataformas sólidas de videoconferencia, herramientas avanzadas de colaboración y sistemas de comunicación versátiles crean una experiencia de incorporación que no solo es interactiva y efectiva, sino también interesante y agradable. Los empleados remotos pueden alcanzar niveles significativos de éxito a gran velocidad, ya que la incorporación virtual incorpora todas las fortalezas del aprendizaje en línea moderno.
Contras de la incorporación virtual
A pesar de sus muchas ventajas, hay algunos desafíos que debes tener en cuenta al implementar la incorporación virtual. Veamos cuáles son.
Riesgo de malentendidos e incertidumbre
La comunicación puede ser desafiante en entornos de trabajo exclusivamente en línea. Dificultades técnicas o la vacilación por parte del nuevo empleado para comunicarse con su gerente pueden provocar problemas no resueltos, mala comprensión de las instrucciones y otros malentendidos. Esto puede afectar significativamente el desarrollo profesional posterior del nuevo empleado, así como su moral y compromiso.
Desafíos con diferentes zonas horarias
Es común que las empresas que contratan empleados remotos tengan al menos algunos miembros del equipo que vivan en diferentes países y zonas horarias. Esto puede volverse particularmente desafiante al intentar programar reuniones y actividades de construcción de equipo, ya que podría ser difícil coordinar la disponibilidad de todos. Como resultado, el proceso de incorporación puede retrasarse ligeramente y puede carecer de parte de su conectividad e interactividad.
Accesibilidad potencialmente limitada
La incorporación virtual puede plantear algunos desafíos de accesibilidad, como hacer que sea más complicado obtener respuestas a tus preguntas. Con la incorporación en persona, simplemente puedes recurrir a un colega o gerente para obtener ayuda, mientras que en un entorno virtual, es posible que debas esperar más tiempo para obtener una respuesta a tu correo electrónico o perder tiempo buscando entre los recursos proporcionados. Además, los problemas técnicos y la lentitud de Internet pueden dificultar la comunicación e impactar en el proceso en general.
Medir el éxito de la incorporación virtual
Hemos discutido todos los beneficios que puedes esperar al implementar la incorporación virtual en tu negocio, pero ¿cómo puedes verlos por ti mismo? Es importante recopilar datos que demuestren la efectividad de esta transición y te muestren cómo puedes mejorar el proceso en el futuro. Veamos 5 formas de medir con precisión la efectividad de la incorporación virtual.
1. Métricas de participación del usuario
Lo primero que debe interesarte es qué tan atractiva es la incorporación para los nuevos empleados. En este punto inicial de su viaje laboral, recibir una experiencia de incorporación efectiva impactará significativamente su compromiso con la organización a largo plazo, así como su desarrollo. Esto se puede medir mediante el seguimiento de varias métricas de participación del usuario, como las tasas de participación en actividades de incorporación, la finalización de módulos de capacitación e interacciones con las herramientas y software proporcionados.
2. Retroalimentación
Los números pueden proporcionar información valiosa, pero también necesitas datos cualitativos. Para recopilar esta información, puedes preguntar a los nuevos empleados cómo se sienten acerca de la experiencia de incorporación virtual. Una forma de hacerlo es a través de conversaciones directas y sesiones de retroalimentación, que te sugerimos que realices regularmente. Sin embargo, también hay otras formas, como encuestas, cuestionarios durante las sesiones de aprendizaje en línea y formularios de retroalimentación. Lo importante