Puntos clave:
Nuestro distrito es increíblemente diverso, con 33 idiomas en nuestras 13 escuelas, según nuestros últimos datos de encuestas de idiomas en el hogar. Cuando estábamos en medio de la pandemia y todo en educación se puso patas arriba, nos dimos cuenta de que necesitábamos una mejor manera de comunicarnos rápidamente y de manera eficiente con los padres y cuidadores.
Hasta ese momento, confiábamos únicamente en nuestro sistema de información estudiantil para enviar mensajes de texto y llamadas automatizadas. Queríamos centralizar ese proceso, llevar nuestros clubes y deportes a una plataforma y asegurarnos de que cumpliera con la política de uso aceptable con la que todos firman cada año.
Durante la pandemia, muchos superintendentes hablaron y una de las plataformas discutidas abierta y ampliamente dentro de nuestra red fue Remind Hub, así que nos subimos al barco. Cuando ParentSquare adquirió Remind, aprovechamos la oportunidad de migrar a la plataforma de ParentSquare. Esta transición ha demostrado ser una de las mejores decisiones que nuestro distrito ha tomado para mejorar las comunicaciones entre la escuela y el hogar.
Aquí hay seis formas en las que estamos utilizando esa plataforma para aumentar la participación del distrito:
1. Traducción en tiempo real. La función de traducción de la plataforma nos da completa confianza de que nuestros mensajes entrantes y salientes están siendo traducidos con precisión. Los miembros de habla portuguesa de nuestra comunidad se sorprendieron de lo precisos y naturales que suenan los mensajes de voz automatizados.
2. Mejora de la responsabilidad. También hay un factor de responsabilidad incorporado. Siempre sabemos cuándo se reciben nuestros mensajes. Ahora, si alguien no recibe el mensaje, lo sabemos y podemos solucionarlo rápidamente en el idioma que habla el destinatario.
3. Acceso a datos, métricas y análisis. El historial de notificaciones del tablero de la solución nos ayuda a distribuir la cantidad correcta de comunicaciones, como saber cuándo usar Alertas Inteligentes dirigidas para la comunicación de padres y tutores, en lugar de enviar correspondencia a toda la escuela. Realmente estamos comenzando a profundizar y utilizar esas herramientas específicas para enviar los mensajes correctos a la audiencia adecuada en el momento adecuado.
4. Correspondencia atractiva y atractiva simplificada. Además de la transición sin problemas de nuestra plataforma de comunicaciones original a la actual, realmente nos gusta el diseñador de boletines Studio Editor fácil de usar de la plataforma, que nos ayuda a crear comunicaciones visualmente atractivas. También ofrece herramientas de formato y una función de programación que admite un proceso de “configuración y olvido”. Esto nos permite centrarnos en otros trabajos en lugar de preocuparnos por si se envió y recibió un mensaje.
5. Fácil difusión de información. La función de Documentos Seguros que está disponible en nuestra plataforma elimina el tiempo y el esfuerzo de difundir pruebas de rendición de cuentas de la escuela secundaria para casi 3,000 estudiantes. No tener que usar el correo interno tradicional o el correo postal crea ahorros significativos de costos. Podemos enviar por correo electrónico de forma segura a los padres las evaluaciones estatales de sus hijos y otros formularios. La escuela secundaria ya lo está haciendo y ahora nuestros directores de escuela intermedia y primaria están considerando cómo aprovechar los Documentos Seguros para ser más eficientes.
6. Altas tasas de contactabilidad. Nuestro distrito se encuentra actualmente en un 99 por ciento de contactabilidad entre los 8,400 estudiantes a los que servimos y dos de nuestras escuelas están en un 100 por ciento de contactabilidad. Actualmente estamos en una misión para lograr el 100 por ciento en todo el distrito y estamos trabajando con los directores para que todas las familias de los estudiantes se registren en el sistema. En general, nuestro distrito está muy satisfecho con las altas tasas de contactabilidad que estamos viendo y seguimos “desglosando la cebolla” y descubriendo aún más de las características de la plataforma.
Maximizar las capacidades de la plataforma para el éxito a largo plazo
A medida que continuamos explorando y optimizando las capacidades de nuestra plataforma unificada de comunicaciones entre la escuela y el hogar, anticipamos que eventualmente podríamos consolidar herramientas y reducir aún más nuestros costos al eliminar otros proveedores. Nuestra plataforma realmente es una tienda única, desde los boletines hasta los Documentos Seguros y todo lo demás.
Como maestros de aula, directores y superintendentes, tenemos mucho en qué pensar todos los días. Nuestros platos no se hacen más pequeños; solo se expanden, y el tiempo es la única cosa de la que no podemos obtener más. Nuestra plataforma de comunicaciones y participación nos ayuda a maximizar ese recurso limitado.
John Cabral es el superintendente de las Escuelas Públicas de Taunton y Cynthia Johnson es la coordinadora de comunicaciones en las Escuelas Públicas de Taunton en Taunton, MA.
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