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La Importancia del Preboarding de Empleados y Cómo Hacerlo Correctamente
En un momento en el que las oportunidades de empleo son abundantes y los posibles empleados son más capacitados que nunca, las organizaciones no tienen problemas para encontrar talento, pero sí para retenerlo. Un estudio de BambooHR sobre el proceso de integración de nuevos empleados muestra que casi uno de cada tres empleados renuncia en los primeros seis meses de empleo, mientras que casi el 20% no supera su primer mes. Estos números destacan que la experiencia del empleado durante las primeras etapas de su empleo es fundamental para su compromiso a largo plazo. Esto se refiere a la estrategia de integración de su organización, específicamente la primera etapa conocida como preboarding. Esta guía exhaustiva explorará qué es el preboarding, cómo difiere del onboarding y su importancia. También proporcionará consejos y mejores prácticas para garantizar su éxito.
¿Qué Incluye Esta Guía?
¿Qué es el Preboarding?
El preboarding se describe mejor como la primera etapa del proceso de integración de empleados. Normalmente abarca el período entre la aceptación de la oferta de trabajo por parte del nuevo empleado y su primer día real de trabajo. El preboarding tiene algunas funciones básicas, siendo la más importante la de completar la mayor cantidad de trabajo administrativo posible antes del primer día, reducir la ansiedad del primer día para los recién llegados y prepararlos para la transición a su nuevo entorno laboral de la forma más fluida posible.
Preboarding Vs. Onboarding: Las Diferencias Clave
Antes de entrar en los detalles del preboarding, es mejor abordar la pregunta más común: ¿el preboarding y el onboarding son lo mismo? Si no lo son, ¿cuáles son sus diferencias clave?
Es importante entender que aunque suenen muy similares, el preboarding y el onboarding son dos procesos distintos. Algunos pueden decir que el preboarding viene antes del onboarding o, como mencionamos anteriormente, que el preboarding es la primera etapa del onboarding. Cualquiera de las dos definiciones que elijas, es importante recordar los dos siguientes plazos. El preboarding comienza el día en que el nuevo empleado acepta la oferta de trabajo y termina en el primer día de trabajo, mientras que el onboarding abarca el período entre el primer día de trabajo y puede extenderse hasta el primer año de empleo.
Hay más diferencias entre el preboarding y el onboarding, como su enfoque. El preboarding se centra en la participación inicial, la preparación para el nuevo entorno laboral y la reducción de los nervios del primer día. Por otro lado, el onboarding enfatiza la formación general y específica del cargo, la integración fluida de los nuevos empleados en la fuerza laboral y la aceleración de la productividad. En otras palabras, el preboarding fomenta el entusiasmo por el primer día de trabajo, mientras que el onboarding asegura el compromiso y desarrollo a largo plazo de los empleados al proporcionar acceso a herramientas, habilidades y conocimientos necesarios.
¿Por Qué Es Importante Para Recursos Humanos Realizar el Preboarding?
El preboarding no es simplemente una sugerencia para mejorar la experiencia del empleado. Es una elección estratégica que las empresas deben hacer para agilizar el desarrollo del empleado y potenciar el éxito organizacional. Aquí tienes algunas de las razones por las que el preboarding es un proceso esencial.
Mejora el Compromiso y la Retención de Empleados
Reclutar nuevos empleados requiere recursos y esfuerzo significativos. Por lo tanto, perder a un nuevo empleado después de solo unas semanas o meses te obligará a empezar desde cero. Para evitarlo, asegúrate de fomentar una experiencia de preboarding atractiva durante la etapa inicial de tu relación con el nuevo empleado. De esta forma, evitarás que experimenten remordimientos de nuevos empleados o que acepten contraofertas.
Aumenta la Productividad Temprana
Imagina este escenario: un nuevo empleado llega y todo lo que hace durante sus primeros días o semanas es completar papeleo o esperar a que se activen sus cuentas de empresa. Es fácil ver cómo este enfoque pone su desarrollo y productividad en un segundo plano. El preboarding de empleados resuelve este problema al encargarse de todas las tareas de preparación y administrativas antes del primer día. De esta manera, en el primer día del nuevo empleado en la oficina, pueden comenzar rápidamente, sumergiéndose directamente en los detalles de su nuevo rol y contribuyendo con un trabajo significativo de inmediato.
Fortalece la Imagen de Marca
Un proceso de preboarding efectivo no solo es beneficioso para tus empleados, sino también para tu organización y la imagen que proyecta. Los candidatos potenciales están muy interesados en descubrir empresas que estén activamente involucradas en la creación de una mejor experiencia de bienvenida para sus empleados y tomando medidas para garantizar su desarrollo profesional a largo plazo. Por lo tanto, al mostrar tu aprecio a empleados existentes y potenciales a través de una experiencia de preboarding bien elaborada, tu empresa se convierte en un empleador atractivo que atrae fácilmente nuevo talento.
Reduce la Carga Administrativa
Aunque la cantidad de tareas administrativas que deben completarse cuando un nuevo empleado se incorpora sigue siendo la misma, el preboarding puede simplificar significativamente este proceso. Específicamente, en lugar de apresurarse para poner todo en orden durante los primeros días de empleo de una persona, el preboarding permite que estas tareas se distribuyan a lo largo de varias semanas. Este enfoque permite que tu departamento de recursos humanos trabaje a un ritmo manejable y realista a través de sus listas de verificación, evitando así errores y descuidos.
Mejora la Alineación Cultural
La última razón por la que el departamento de recursos humanos debería estar interesado en implementar una experiencia de preboarding exitosa es para proteger la cultura empresarial. Al presentar a los nuevos empleados la misión, visión, valores y cultura principal de la empresa, se establecen expectativas claras desde el principio. Como resultado, cuando los nuevos empleados finalmente se presenten a sus equipos y al resto de la empresa, tendrán una mejor idea de cómo comportarse para lograr un ajuste cultural sólido.
Una Lista de Verificación de Preboarding Para Especialistas en Recursos Humanos
1. Envío de Correos de Bienvenida
El preboarding comienza con un correo de bienvenida para emocionar a los nuevos empleados sobre su primer día. Asegúrate de incluir detalles importantes como la fecha de inicio, la hora de entrada, la dirección de la oficina y el papeleo requerido. Para establecer expectativas, también puedes proporcionar un resumen breve de las políticas de la empresa, como el código de conducta y los manuales del entorno de la oficina.
2. Elaboración de la Agenda de Integración Para el Primer Día y Semana
Después de completar el primer paso, es hora de preparar la agenda para el primer día y semana de trabajo del empleado. El primer día está dedicado a ayudar a los nuevos empleados a familiarizarse con su nuevo lugar de trabajo y colegas. Como resultado, normalmente comienza con un recorrido por la oficina, ya sea virtual para empleados remotos, y una presentación a sus colegas más cercanos, supervisor directo y CEO. El resto de la semana debe centrarse en sus nuevas responsabilidades y la cultura de la empresa, con su plan de entrenamiento centrado en la capacitación en cumplimiento y habilidades específicas del rol. Asegúrate de planificar reuniones diarias para optimizar la experiencia de integración.
3. Envío y Completado de la Documentación Preempleo
Una parte importante del preboarding es manejar todo el papeleo antes del primer día de trabajo del nuevo empleado para ahorrar tiempo, agilizar las tareas de recursos humanos y garantizar el cumplimiento. Por lo tanto, en las semanas siguientes a la aceptación de la oferta de trabajo, reúne todos los documentos necesarios, como formularios fiscales, inscripción en beneficios, contratos de empleados, etc., y envíalos al nuevo empleado, preferiblemente a través de una plataforma digital. Proporciona instrucciones claras y plazos para que completen y devuelvan todo a tiempo.
4. Preparar el Ambiente de Trabajo y el Equipo
Llegar a la oficina por primera vez y encontrar su espacio de trabajo listo para ellos puede mejorar significativamente la experiencia de integración de los nuevos empleados. Esto implica encontrar un espacio de trabajo limpio y bien abastecido con una computadora y suministros de oficina listos para usarse. Todas las cuentas de nuevos empleados también deben estar listas, lo que les permite iniciar sesión de inmediato. En cuanto a los empleados remotos, recursos humanos debería coordinar el envío de equipos necesarios unos días antes.
5. Recordar a los Gerentes Informar al Equipo del Nuevo Empleado
No olvides informar al resto del equipo sobre la llegada de un nuevo miembro, ya que una cálida bienvenida de ellos también es esencial para un comienzo sólido. El departamento de recursos humanos debería recordar a los gerentes que presenten al nuevo empleado en su primer día, ya sea a través de un correo electrónico o una reunión de equipo, donde compartirán algunos detalles sobre su rol y antecedentes. Esto fomentará interacciones tempranas y ayudará a fomentar un ambiente positivo y acogedor.
6. Ayudar a Elaborar un Plan de 30-60-90 Días
Es esencial crear una hoja de ruta clara para los primeros tres meses para establecer expectativas y objetivos para el nuevo empleado. Esto ayudará a lograr el desarrollo profesional y mantener la alineación con los objetivos organizacionales. Para que esto ocurra con éxito, el departamento de recursos humanos debe colaborar con los gerentes para crear un plan de 30-60-90 días que detalle responsabilidades, hitos clave y expectativas de desempeño. Esto permitirá a los nuevos empleados hacer un seguimiento de su progreso y saber qué se espera de ellos.
7. Estar Disponible y Mantener el Contacto
El último objeto en tu lista de verificación de preboarding es asegurar una comunicación efectiva entre los nuevos empleados y sus supervisores o el departamento de recursos humanos. Asegúrate de programar reuniones frecuentes donde los nuevos empleados puedan hacer preguntas, expresar preocupaciones y discutir su progreso. Además, aclara qué canales de comunicación pueden usar para comunicarse con colegas o la dirección para obtener aclaraciones o comentarios entre las reuniones programadas.
Cómo el Preboarding Facilita el Onboarding
Como precursor del onboarding, el preboarding puede ser particularmente útil para allanar el camino para una experiencia de onboarding fluida. Veamos cómo.
Alivia la Ansiedad por el Nuevo Trabajo
Comenzar un nuevo trabajo puede ser estresante para los empleados, especialmente cuando no saben qué esperar. El preboarding efectivo aborda este problema ayudando a los nuevos empleados a familiarizarse con la cultura de la empresa, la dinámica del equipo y los procesos desde el principio. De esta manera, se sienten más seguros y cómodos en su primer día en lugar de ansiosos e inciertos.
Fomenta las Relaciones
El onboarding está diseñado para ayudar a los nuevos empleados a conocer a sus colegas y fomentar relaciones con ellos. El preboarding puede facilitar este proceso al organizar presentaciones tempranas y asignar un mentor o compañero de integración con el que los nuevos empleados puedan interactuar antes del primer día. Como resultado, cuando los nuevos empleados comienzan a trabajar, ya han establecido conexiones que los harán sentir cómodos.
Emociona a los Nuevos Empleados
Es esencial mantener a los empleados comprometidos entre la oferta de trabajo y el primer día de trabajo, ya que este es un período en el que pueden cambiar fácilmente de opinión. El preboarding puede mantener efectivamente su entusiasmo por su decisión de unirse a tu organización al compartir mensajes de bienvenida personalizados, actualizaciones de la empresa e historias de éxito.
Consejos de Preboarding Para Mejorar las Experiencias de los Nuevos Empleados
¿Cómo puedes asegurarte de que tu proceso de preboarding sea exitoso en ayudar a los nuevos empleados a hacer una transición sin problemas a su nuevo rol? Aquí tienes algunos consejos esenciales de preboarding a tener en cuenta.
1. Simplifica el Proceso
El preboarding no tiene que ser complejo y abrumador para los nuevos empleados. Al contrario, debe centrarse solo en procesos básicos y procedimientos que ayudarán a garantizar una experiencia de onboarding sin problemas más adelante. Por lo tanto, asigna solo tareas necesarias, como completar el papeleo obligatorio, conocer a los miembros inmediatos del equipo y recibir una visión general de su nuevo rol. No olvides proporcionarles un punto de contacto para cualquier pregunta que puedan tener.
2. Establece Expectativas para la Primera Semana
El preboarding exitoso requiere avanzar paso a paso. Para reducir la incertidumbre y aliviar el estrés de los recién llegados, debes informar a los nuevos empleados sobre cómo será su primera semana. Por ejemplo, puedes compartir un calendario que detalle las reuniones con supervisores, miembros del equipo u otros departamentos, así como sesiones de capacitación o cualquier tarea que deban completar al final de la semana. Esto les ayudará a sentirse preparados para su nuevo rol y sus responsabilidades.
3. Introduce la Cultura de tu Empresa
El preboarding es una gran oportunidad para presentar a los nuevos empleados la cultura, valores y misión de la empresa. Esto se puede lograr personalizando las distintas etapas del preboarding mediante el intercambio de historias de éxito y mensajes de bienvenida, regalando artículos de la empresa, organizando reuniones informales con otros departamentos, etc. Esto hará que los empleados se sientan bienvenidos por el resto de la empresa y facilitará su integración en la cultura empresarial.
4. Organiza Reuniones Informales
Los encuentros informales y casuales que mencionamos en el consejo anterior pueden y deben comenzar antes del primer día en el trabajo. Específicamente, puedes planificar encuentros para tomar café, un sistema de compañero de integración o llamadas de bienvenida informales como parte del proceso de preboarding. Todos estos pasos ayudarán a que los empleados se sientan más cómodos y establezcan conexiones tempranas, lo que facilitará su integración en la empresa.
5. Hazlo Atractivo
Si deseas evitar que el entusiasmo por comenzar un nuevo trabajo se desvanezca rápidamente, debes tomar medidas para que el proceso de preboarding sea lo más atractivo posible. Una excelente manera de lograr esto es incorporar elementos interactivos, como videos, cuestionarios y gamificación, en varias etapas del preboarding. Estas características captarán la atención de los nuevos empleados y harán que la experiencia general sea más agradable e impactante.
6. Planifica Reuniones de Seguimiento Regulares
Los nuevos empleados necesitan mantenerse conectados con sus supervisores y mentores durante el preboarding para mantener la comunicación y ofrecer apoyo. Esto no tiene por qué ser más complicado que un simple correo electrónico compartiendo tu entusiasmo por darles la bienvenida o una reunión virtual donde puedan conocerse y animar al nuevo empleado a expresar cualquier pregunta o inquietud que tengan sobre su nuevo trabajo.
7. No Demores el Preboarding
El preboarding debe comenzar tan pronto como el candidato acepte la oferta de trabajo. Si esperas y dejas las tareas de preboarding para la última semana antes de comenzar a trabajar, corres el riesgo de perder el interés inicial y la emoción de tu nuevo empleado. Distribuye las tareas que necesitas hacer, como completar el papeleo o leer la información esencial de la empresa, para lograr una introducción fluida a la empresa sin abrumar o desmotivar a los nuevos empleados.
8. Aborda las Preocupaciones de Inmediato
Comenzar un nuevo trabajo puede ser emocionante, pero también conlleva un cierto nivel de estrés e incertidumbre. Ayuda a los nuevos empleados a combatir estos sentimientos y comenzar su nuevo trabajo preparados y seguros creando una estrategia de preboarding que explique todo lo que necesitan saber antes de su primer día, describa procesos y expectativas, y proporcione un punto de contacto confiable al que puedan recurrir para obtener aclaraciones adicionales.
9. Aprovecha las Herramientas Digitales
Hemos mencionado incorporar herramientas tecnológicas en tu proceso de preboarding para maximizar el compromiso de los empleados