Puntos clave:
A principios de este año, los estudiantes de un equipo de debate de Florida quedaron devastados al descubrir que su entrenador había robado miles de dólares del fondo de actividades estudiantiles del club, vaciando su cuenta y dejando al equipo sin poder pagar las comidas proporcionadas en los torneos de debate. Dado que el entrenador era el único responsable de supervisar los fondos, cuando se dio cuenta de que el dinero había sido robado, ya era demasiado tarde para recuperarlo.
Desafortunadamente, este no es un incidente aislado. Históricamente, los fondos de actividades estudiantiles han planteado problemas serios para los distritos escolares, a pesar de su bajo valor monetario en relación con el presupuesto total. A menudo, los asesores de clubes o entrenadores de equipos gestionan estos fondos bajo la supervisión de un administrador escolar en lugar de un contador a tiempo completo empleado por la escuela o el distrito, lo que los hace especialmente vulnerables a errores, mal uso y fraude.
A pesar de los saldos mantenidos en las cuentas típicas de actividades estudiantiles, la mala gestión de los fondos de actividades estudiantiles puede tener un impacto desproporcionado en los estudiantes, educadores y administradores. Por ejemplo, la falta de pago de un club a una empresa de autobuses por transporte podría hacer que la empresa de autobuses dejara de prestar servicio a todo un distrito. Los métodos de pago tradicionales dificultan el pago de las comidas de los estudiantes mientras viajan.
Los directores, juntas escolares y directores financieros de los distritos tienen una visibilidad limitada de la gestión de los fondos de actividades estudiantiles, lo que los obliga a remediar problemas de forma retroactiva. Arreglar errores contables requiere que los administradores dediquen tiempo y energía significativos a problemas pequeños, que podrían emplearse mejor en abordar problemas críticos que afectan a todo el distrito y que impactan a estudiantes y profesores.
Los distritos escolares pueden utilizar monederos digitales para cumplir con estos requisitos regulatorios revisados, incluidas algunas disposiciones para fondos de servicios internos según GASB 84, y garantizar que los fondos de actividades estudiantiles beneficien a los estudiantes que generaron los fondos.
Los monederos digitales fomentan la responsabilidad y la transparencia
Los distritos pueden implementar monederos digitales para establecer rápidamente límites de gasto y aprobar transacciones en tiempo real, lo que les ayuda a gestionar los fondos de actividades estudiantiles de manera proactiva y eficiente.
Los fondos de actividades estudiantiles son un tipo de financiación único con un conjunto de desafíos distintos. Por ejemplo, estos fondos se utilizan con frecuencia fuera del horario escolar porque es cuando ocurren las actividades extracurriculares. Si se deja efectivo o un cheque en un aula cerrada con llave, no hay forma de acceder a esos fondos hasta la mañana siguiente cuando la escuela vuelva a abrir. Los monederos digitales son una solución en línea que garantiza que los fondos compatibles estén accesibles para los estudiantes y sus asesores en cualquier lugar y en cualquier momento.
Otro obstáculo al que se enfrentan los administradores es que estos fondos suelen estar dispersos en varios grupos de estudiantes, se mantienen en sitios separados y son supervisados por diferentes individuos, lo que deja margen para la desorganización y el mal uso.
Afortunadamente, los monederos digitales centralizan la gestión y supervisión de los fondos de actividades estudiantiles, ya sea a nivel de la escuela local o del distrito, al tiempo que preservan el acceso individual de cada club y el control de los fondos. Como tal, los directores financieros escolares pueden utilizar una única plataforma para monitorear los bolsos de cada escuela, pero cada escuela tiene acceso individual único a sus bolsos e informes.
Además, los estudiantes recaudan estos fondos en eventos como ventas de pasteles o lavados de autos, lo que significa que se recogen y distribuyen en efectivo. Por lo tanto, tradicionalmente, estos fondos se gestionan en libros de contabilidad en papel o con recibos en papel, lo que hace que los requisitos de auditoría e informes sean una carga que consume mucho tiempo. Sin embargo, utilizando monederos digitales, los administradores pueden convertir los fondos en efectivo en dólares digitales y administrarlos en un entorno controlado, eliminando procesos basados en papel y manuales.
Los monederos digitales facilitan procesos de informes eficientes para garantizar que las escuelas cumplan con estándares como GASB-84. Independientemente de lo grande o pequeña que sea la transacción, los monederos digitales brindan a los administradores una visibilidad clara y un control total sobre los fondos.
Monederos digitales: Más rápidos, seguros y más conformes
Estas características pueden acortar drásticamente los tiempos de preparación de auditorías al generar automáticamente registros financieros precisos en tiempo real, ahorrando tiempo crítico a los administradores y reduciendo significativamente la carga sobre los asesores y entrenadores de las organizaciones estudiantiles.
Conversaciones con auditores internos indican que auditar estos fondos es un uso significativo de tiempo. Algunos distritos grandes dedican a más de una docena de personal anualmente solo para auditar estos fondos. Las eficiencias creadas por los monederos digitales permitirán redirigir al personal a otras prioridades y ahorrar tiempo y carga de auditoría.
Los estudiantes merecen un acceso fácil y confiable a los fondos que ganan para sus organizaciones estudiantiles. Con monederos digitales, los directores financieros y administradores pueden gestionar de manera segura y efectiva los fondos de actividades estudiantiles. Como resultado, los administradores y educadores ahorran tiempo valioso, y los estudiantes se benefician de un acceso confiable a sus fondos.
Jamie Rosenberg, ClassWallet
Jamie Rosenberg es el cofundador y CEO de ClassWallet.
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