Después de un año de muchos eventos finales, la Universidad Cabrini celebró sus últimas ceremonias de graduación en mayo pasado y un evento “legacy” para cerrar ceremonialmente la institución y pasar el legado a la Universidad de Villanova, que compró el campus. A medida que las emociones se han calmado y el presidente de Cabrini y el equipo de liderazgo académico han pasado a nuevas oportunidades profesionales, ofrecemos estas lecciones aprendidas para las universidades con dificultades financieras que puedan enfrentar la posibilidad de cierre, así como ideas para las universidades en posiciones de fortaleza financiera sobre cómo pueden ayudar.
Si Tu Universidad Está Teniendo Problemas Financieros
La forma más rápida de llegar a un cierre caótico es quedarse sin efectivo. Dependiendo de la liquidez de una institución, que es una combinación de cuánto efectivo real tiene con cuántos activos puede convertir rápidamente en efectivo, quedarse sin efectivo puede suceder repentinamente. Una conciencia constante de la liquidez es imperativa para evitar dicho resultado terrible, y cualquier posible socio preguntará cuánto tiempo durará el efectivo como criterio de decisión preliminar.
Esta es la tercera parte de una serie de tres. Las partes 1 y 2 se pueden encontrar aquí y aquí.
Para muchas instituciones, el recurso de efectivo más accesible es la porción no restringida del endowment. Esto puede ser tanto una bendición como una maldición. Algunas instituciones hoy en día están sacando más de su endowment de lo histórico del 4 al 5 por ciento en apoyo de operaciones anuales para resolver desafíos potencialmente existenciales (la bendición), pero si el esfuerzo de revitalización falla, entonces los recursos institucionales pueden no estar disponibles para evitar el cierre (la maldición). Sin la asociación con Villanova, Cabrini se habría enfrentado a una crisis de efectivo significativa, lo que habría obligado a tomar decisiones muy difíciles, especialmente relacionadas con el apoyo a los empleados en las etapas finales del cierre.
Las agencias de calificación también han destacado la creciente cantidad de mantenimiento diferido que enfrentan las universidades. Este es un problema minucioso que muchas instituciones no están abordando, con gran peligro. En el caso de Cabrini, tuvimos que cerrar una residencia debido a una falla en el sistema de calefacción, y una carretera del campus muy utilizada se reparaba tan frecuentemente que era difícil transitar. Tampoco pudimos proporcionar equipo competitivo para los estudiantes en una de nuestras carreras más populares.
Para las instituciones al borde, el mantenimiento diferido puede ser un verdadero obstáculo al considerar los términos del acuerdo con posibles socios. Villanova ha anunciado que gastará $75 millones para mejorar el campus de Cabrini.
Aquí hay algunos factores adicionales que las instituciones con dificultades financieras deben considerar:
Tu acreditador no te dirá que cierres hasta que sea demasiado tarde. Cabrini no recibió advertencias de su acreditador en la década anterior al cierre. La institución mantuvo su acreditación por la Middle States Commission on Higher Education hasta graduar su última clase e incluso completó el proceso de autoevaluación de acreditación requerido en el último año de operación. No confíes en tu organismo acreditador para tomar decisiones por ti. Sé honesto y transparente con tu comunidad universitaria sobre la inscripción y la realidad financiera de la universidad. Considera las reservas en efectivo necesarias para cerrar con dignidad. Tus gastos serán más altos de lo normal durante el período de liquidación. Necesitarás asegurar un excelente equipo legal con experiencia en el cierre de universidades. También habrá costos asociados con la terminación de contratos y licencias a largo plazo, así como costos de indemnización y retención. Anticipar estos costos aumentados y los ingresos disminuidos en el último año es crucial para el éxito del cierre. Anticipa que los exalumnos pueden querer “salvar la universidad”. Si no tienes un historial de exalumnos haciendo donaciones grandes, estos esfuerzos serán soluciones poco probables. Al considerar tales posibilidades, considera la cantidad necesaria para recaudar no solo para mantener la institución abierta por otro año, sino para sostener las operaciones a lo largo del tiempo. Planifica un cronograma de cierre, incluso si no estás seguro de que cerrarás. Elegir el momento adecuado en el calendario académico para anunciar un cierre es una tarea especialmente desafiante. Se debe dar consideración primaria a las futuras oportunidades educativas para los estudiantes, seguido de maximizar las oportunidades de empleo para profesores y personal. Si es posible anunciar un cierre después del final de un año académico para dos años en el futuro, eso ofrece la oportunidad de graduar a estudiantes de tercer y cuarto año mientras se prepara a los de segundo año y primer año para la finalización, y da a los profesores hasta dos ciclos académicos de reclutamiento, lo cual es especialmente útil para profesores de tenure-stream. Contar con suficiente financiamiento en mano es clave para ofrecer un marco de tiempo de cierre de dos años, dado que los recursos fiscales y humanos comienzan a agotarse tan pronto como se hace un anuncio de cierre. Mientras planificas un cronograma de cierre, considera la responsabilidad ética de brindar una experiencia estudiantil sólida. En su último año, Cabrini priorizó el uso de fondos para eventos y experiencias estudiantiles y redujo o eliminó presupuestos para viajes de empleados, membresías profesionales y otros servicios que no están orientados a los estudiantes.
Si Tu Universidad Está Preparando un Anuncio de Cierre
Si tu institución ha decidido cerrar, considera los siguientes pasos antes de hacer el anuncio:
Construye un sitio web con información crítica para que todos tus constituyentes, estudiantes, empleados, exalumnos y donantes, puedan recibir información. Continúa agregando preguntas frecuentes a medida que se disponga de más información. Mantén el círculo de personas que saben sobre el inminente cierre pequeño para evitar filtraciones antes de tener lo más planeado posible. El uso de acuerdos de confidencialidad es crítico. Aunque retener esta noticia puede ser cuestionado como poco ético, la decisión de esperar para anunciar hasta que los planes estén en su lugar proporciona a la comunidad más claridad sobre los socios/instituciones de finalización, asesoramiento profesional, asesoramiento en salud mental, atención médica, planes para acuerdos de indemnización y retención, etc. Considera contratar un equipo de gestión de crisis para prepararte para el anuncio.
Planifica organizar foros abiertos (virtualmente y en persona) para padres, estudiantes y profesores para apoyar sus transiciones inmediatamente después del anuncio de cierre. Comprende que el mensaje puede no ser absorbido cuando las personas están molestas. Publica grabaciones o diapositivas en tu sitio web de cierre. Planifica el apoyo en salud mental para empleados y estudiantes, con opciones tanto en persona como virtuales. Planifica muchas cuestiones de recursos humanos que necesitarás considerar. Cumplir con la Ley federal WARN es crucial para no incurrir en costos adicionales. Si proporcionas un aviso de un año o más, querrás retener a profesores y personal clave. Al mismo tiempo, querrás una disminución de empleados que se alinee con la disminución de estudiantes (e ingresos por matrícula) que ocurrirá. Esto significa que deberás considerar tanto acuerdos de retención como de indemnización, al mismo tiempo que cumplir con los términos establecidos en los manuales de empleados. Mantente en estrecha comunicación con tus acreditadores y continúa informando sobre el cumplimiento de estándares, así como el plan de cierre. Tienen procesos y expectativas que las universidades deben honrar para mantener la acreditación para la última clase de graduados. Como se mencionó anteriormente, Cabrini tuvo que completar un proceso regular de autoevaluación de Middle States, incluida la visita del equipo de sitio, en el último año de operación, mientras completaba también procesos relacionados con el cierre y el acuerdo de compra de activos. Anticipa que habrá tareas administrativas adicionales para completar después de que los estudiantes y profesores se vayan. En este sentido, parecerá que hay múltiples fechas que sienten como un final: la fecha en que cesan las actividades académicas y los títulos ya no se otorgan, la fecha en que termina la acreditación, la fecha en que se produce una transacción para la propiedad, la fecha en que el proceso de transferencia del endowment ocurre a través del Tribunal de Huérfanos, un proceso específico de Pennsylvania, y más. Auditorías, cierre de ayuda financiera y requisitos de informes, tareas relacionadas con el cumplimiento fiscal, la interrupción de relaciones con proveedores, la transición de registros estudiantiles, la retirada del programa federal de estudiantes internacionales y otras tareas administrativas deberán ocurrir después de que la mayoría de los empleados del campus hayan sido despedidos. Comprender estos requisitos y crear una lista de verificación para el cierre mantendrá a tu equipo de liderazgo en el camino correcto.
Si Tu Universidad Ha Anunciado Planes de Cierre
Solicita a los jefes de departamento que trabajen colaborativamente para identificar a los estudiantes que pueden graduarse realísticamente antes del cierre, determinar qué cursos necesitan estos estudiantes y programar clases para satisfacer estas necesidades. Las instituciones de cierre deben ser flexibles pero no sacrificar la calidad de la educación. Modificar los requisitos del grado hasta el punto en que los estudiantes no tengan las habilidades y conocimientos esperados del grado es poco ético. Adapta las políticas del catálogo para garantizar el debido proceso para manejar quejas, determinaciones de estado académico, disputas/cambios de calificaciones, solicitudes de audiencias, etc., dentro del cronograma de cierre. Una vez cerrado, los expedientes académicos no pueden modificarse. Establece un grupo de trabajo sobre la retención de registros para determinar qué necesita cambiar a otra institución o agencia y qué debe ser destruido. Prepara al personal y profesores en el campus para asumir muchos roles a medida que sus colegas de facultad y personal se vayan a lo largo del año. Anticipa que los exalumnos de repente estarán más comprometidos de lo que han estado en años recientes. Tu enfoque debe seguir centrándose en cuidar a tus empleados y estudiantes actuales, que merecen una experiencia sólida. Date gracia a ti mismo y extiéndela a todos a tu alrededor. Todos están experimentando algún nivel de dolor, estrés y trauma. Sé flexible incluso sabiendo que a veces necesitarás tener plazos firmes para respetar la capacidad de las personas y completar procesos. Comprende que los estudiantes y empleados reaccionarán de manera diferente y se moverán en horarios diferentes. Ten esperanza. Hay momentos de tu período de cierre que serán horribles. No hay otra forma de describirlo. También habrá momentos de solidaridad y unión. En última instancia, un cierre puede ser un período de crecimiento forzado para muchas personas. Muchos empleados de Cabrini encontraron una nueva oportunidad laboral que impulsó sus carreras.
Si Tu Universidad No Está Cerrando, pero una Universidad en Tu Área Sí Lo Está
Si una universidad en tu área está cerrando o se rumorea que está cerrando, habla con ellos para preguntar cómo puedes apoyarlos mejor. Antes de publicar información en tu sitio web o hablar con los medios sobre dar la bienvenida a los estudiantes de la universidad o colegio que está cerrando, pregunta directamente a la institución que está cerrando cómo puedes apoyar mejor a sus estudiantes y empleados para una transición suave. Trabajar con instituciones para establecer memorandos de entendimiento para la transición de estudiantes de manera solidaria es importante, al igual que actuar con transparencia y honestidad. Desafortunadamente, hubo instituciones que mostraron comportamientos predatorios hacia los estudiantes de Cabrini con promesas falsas y llamativas que llevaron a los estudiantes vulnerables a gastar más tiempo y dinero para completar sus grados. No seas esa institución. Si una universidad proporciona un período de aviso, entiende que reclutar activamente a sus estudiantes o empleados antes del cierre podría impactar negativamente a la institución que está cerrando. Si deseas ofrecer empleo a alguien en una institución de cierre que ocupa un cargo clave como director de ayuda financiera o registrador, considera comunicarte con la institución de cierre para buscar una solución que pueda proporcionar un período de transición, posiblemente dividiendo el tiempo del empleado entre las dos instituciones.
Reflexión Final
En un mundo ideal de la educación superior, ninguna institución tendría que soportar un cierre repentino o planificado. Sin embargo, las imágenes financieras y de inscripción actuales de muchas universidades apuntan a una realidad más dura.
Para otros que trabajan en instituciones que están explorando fusiones, adquisiciones o cierres, no trabajen en aislamiento. Ahora hay muchos profesionales de la educación superior que han vivido esta experiencia y pueden ofrecer consejos de forma confidencial y entender la necesidad de la confidencialidad. La educación superior será más fuerte si trabajamos juntos, no en competencia, y reconocemos nuestra misión compartida de servir a los estudiantes y nuestras comunidades.
Los últimos dos años fueron un momento muy difícil para la comunidad de la Universidad Cabrini. El liderazgo de la institución está eternamente agradecido a la facultad y al personal, todos los cuales se enfrentaron a las muchas últimas. Su trabajo y sacrificio desinteresados servirán como legado para Cabrini, al igual que las universidades donde los estudiantes de Cabrini eligieron continuar sus estudios y las instituciones donde los ex empleados de Cabrini continuarán sus carreras.
Helen Drinan se desempeñó como presidenta interina de la Universidad Cabrini. Anteriormente, se desempeñó como presidenta de la Universidad Simmons.
Michelle Filling-Brown es viceprovost asociada para la experiencia estudiantil integrada y profesora en el Departamento de Inglés de la Universidad de Villanova. Anteriormente se desempeñó como directora académica/decanato de asuntos académicos en la Universidad Cabrini, donde también fue miembro de la facultad durante 16 años.
Richie Gebauer es decano de éxito estudiantil en el Bryn Mawr College. Anteriormente se desempeñó como decano asistente de retención y éxito estudiantil en la Universidad Cabrini.
Erin McLaughlin es la decana interina del College of Arts, Education and Humanities en la Universidad DeSales. Anteriormente se desempeñó como decana asociada de la School of Business, Education and Professional Studies en la Universidad Cabrini, donde también fue miembro de la facultad durante 16 años.
Kimberly Boyd es profesora asistente de biología y anatomía y fisiología en el Delaware County Community College. Anteriormente se desempeñó como decana de retención y éxito estudiantil en la Universidad Cabrini, donde también fue miembro de la facultad durante 25 años.
Missy Terlecki es decana de la School of Professional and Applied Psychology en el Philadelphia College of Osteopathic Medicine. Anteriormente se desempeñó como decana asociada de la School of Arts and Sciences en la Universidad Cabrini, donde también fue miembro de la facultad durante 19 años.
Lynda Buzzard es vicepresidenta asociada y controladora de la Universidad de Villanova. Anteriormente se desempeñó como vicepresidenta de finanzas y administración en la Universidad Cabrini en su último año.